Slovo dokumentácia znamená zbierku materiálov a dokumentov o konkrétnom prípade, čísle alebo osobe. Tento koncept sa často nazýva samotný priečinok so zhromaždenými materiálmi. V modernom podnikaní sa dokumentácia rozšírila na ich vlastných zamestnancov alebo konkurenčné organizácie. Zhromaždené informácie pomáhajú riadiť personál vášho podniku alebo zasahovať do záležitostí partnerov alebo konkurencie s cieľom propagovať vašu vlastnú firmu.
Je to nevyhnutné
špeciálne programy na vyhľadávanie a ukladanie údajov
Inštrukcie
Krok 1
Lepenkové priečinky „Púzdro“na zakladače sú minulosťou. Moderné dokumentácie sú elektronickou verziou zhromažďovania a uchovávania potrebných informácií.
Krok 2
Ak chcete zostaviť dokumentáciu pre zamestnanca, vychádzajte z pravidelného životopisu ako základu pre zostavenie dokumentácie. Obsahuje všetky dôležité a ďalšie informácie o osobnosti zamestnanca. Zvyčajné časti životopisu sú: meno, dátum narodenia, občianstvo, kontaktné informácie, rodinný stav, miesto pobytu, vzdelanie, charakter a schopnosti, pracovné skúsenosti, úroveň ovládania cudzieho jazyka.
Krok 3
Doplňujúce informácie sú akýmsi kompromitujúcim materiálom pre zamestnanca - osobné kontakty, slabé vlastnosti, záľuby, dokumenty od daňových úradov, výtlačky telefonických rozhovorov atď. Tieto informácie sú subjektívne, pretože ich zhromažďuje konkrétna osoba.
Krok 4
Ak chcete zostaviť dokumentáciu pre spoločnosť, ktorá je vaším partnerom alebo konkurenciou, použite špeciálne počítačové programy na prácu s DBMS so systémami riadenia pre potrebné projekty alebo CIS. Sú voľne dostupné na internete: musíte si ich stiahnuť a nainštalovať do počítača.
Krok 5
Používajte programy, ktoré indexujú informácie v počítači používateľa a v lokálnych sieťach. Google Desktop a Yandex Desktop sú programy, ktoré rýchlo a presne nájdu potrebné údaje. Tieto programy sú ťažko prístupné informáciám, a preto si vyžadujú ľudský zásah.
Krok 6
Priraďte názov priečinku s DIČ organizácie: v takom prípade môžete použiť program rýchleho vyhľadávania na svojom počítači. Môžete si kúpiť MS Access, Cronos Plus alebo CROS, už vyvinutý program pre riadenie vzťahov s partnermi a konkurenciou. Platené verzie (licenčné) sú zvyčajne dostupné iba pre veľké organizácie.
Krok 7
Dokumentáciu rozdeľte na niekoľko častí: stručný popis spoločnosti s uvedením všeobecných smerov činnosti, závery z údajov o analýze činností, odporúčania pre prácu s návrhmi špecialistu. Posledná časť (príloha) bude obsahovať úplné verzie všetkých materiálov.
