Výstupnými dokumentmi sú oficiálne listy, ktoré organizácia zasiela adresátom tretích strán (dodávateľom, spotrebiteľom, regulačným orgánom atď.) Alebo kolegom z iných miest. Za vedenie tejto korešpondencie sú spravidla zodpovední dvaja zamestnanci: zostavovateľ a úradník. Prvý je zodpovedný za prípravu a odsúhlasenie textu. Druhý zaregistruje list, odošle originál na miesto určenia a uloží služobnú kópiu.
Nevyhnutné
- - formulár spoločnosti;
- - počítač, na ktorom je nainštalovaný textový editor;
- - denník registrácie odchádzajúcej dokumentácie.
Inštrukcie
Krok 1
Ak ste kompilátor
Pripravte koncept dokumentu. Odchádzajúce listy môžu byť proaktívne a pohotové. V prvom prípade začnete (iniciujete) korešpondenciu s inou organizáciou alebo konkrétnou osobou o akomkoľvek úradnom vydaní. List s odpoveďou musí obsahovať informácie zodpovedajúce prijatej žiadosti.
Krok 2
List vytlačte duplikátom na hlavičkový papier vašej organizácie. Skontrolujte, či je horná časť dokumentu, takzvaná „hlavička“, správne naformátovaná. Okrem podrobností o spoločnosti, ktoré sa nachádzajú na formulári vpravo, obsahuje údaje adresáta a hlavičku listu.
Krok 3
V ľavom hornom rohu zadajte titul, iniciály a priezvisko osoby, ktorej je dokument určený, adresa organizácie alebo jednotlivca. Postup pri určovaní informácií by mal byť úplne rovnaký, napríklad:
„Generálnemu riaditeľovi LLC„ Volna “
I. I. Sidorov
Rabochaya ul., 37, kancelária štrnásť, Saratov, 109235.
Krok 4
Vpravo pod podrobnosti o vašej organizácii umiestnite nadpis listu. Mal by byť krátky a jasne odrážať obsah textu. Napríklad: „O vykonaní plánovanej kontroly hygienického stavu budovy“alebo „O poskytovaní informácií o domoch, ktoré si vyžadujú väčšie opravy.“
Krok 5
Začnite hlavný text adresovaním adresátovi a uvedením dôvodu, pre ktorý mu je tento list zaslaný. Napríklad: „Milý Ivan Ivanovič! O plánovanej obhliadke hygienického stavu prenajatej budovy vás informujeme 14. januára 2011 “.
Krok 6
Ak k odchádzajúcemu dokumentu existujú prílohy, uveďte ich za hlavným textom, napríklad: „Príloha na 3 stranách. v 1 kópii. “V spodnej časti poslednej strany textu by mal byť uvedený pôvodca dokumentu. Autor listu spravidla píše svoje priezvisko, iniciály a pracovný telefón menšie ako hlavné písmo.
Krok 7
Skontrolujte list u subjektov s rozhodovacími právomocami vo vašej organizácii v ľubovoľnom smere. Napríklad dokumenty týkajúce sa výdavkov finančných prostriedkov schvaľuje účtovník a odpovede na žiadosť daňového úradu podpisuje právnik. Zamestnanci organizácie, ktorí list schvaľujú, dajú svoje osobné podpisy s prepisom na druhú kópiu na konci textu pod miesto pre víza hlavy. Po obdržaní potrebných schválení je výstupný dokument podpísaný vedúcim organizácie.
Krok 8
Odošlite úradníkovi dohodnutý a podpísaný dokument. Ak si chcete kópiu ponechať, vytlačte si ďalšiu. Požiadajte úradníčku, aby na ňu vložila odchádzajúce číslo.
Krok 9
Ak ste úradník
Prijmite odchádzajúci list od pôvodcu. Skontrolujte dostupnosť a správnosť hlavných údajov, schvaľovacích víz, informácií o autorovi a podpisu manažéra. Venujte pozornosť prítomnosti príloh k listu.
Krok 10
Zaznamenajte informácie o dokumente do protokolu odchádzajúcej pošty. Ak vaša organizácia prešla na elektronickú správu dokumentov, postupujte podľa pokynov na údržbu databázy. Pre tradičný papierový denník neexistujú žiadne prísne pravidlá registrácie. V praxi sa však najčastejšie používa tabuľka s nasledujúcimi stĺpcami:
- dátum;
- číslo odchádzajúceho dokumentu;
- adresát;
- zhrnutie (názov);
- pôvodca dokumentu;
- Poznámka.
Krok 11
Odchádzajúce číslo je tvorené nasledovne. Najskôr zadajte skladové číslo priečinka, v ktorom sú uložené kópie odchádzajúcich správ. Sériové číslo konkrétneho písmena napíšte pomlčkou alebo lomkou. Dostanete: „01-14-256“alebo „01-14 / 256“, kde 01-14 je číslo prípadu, 256 je číslo dokumentu.
Krok 12
Zadajte odchádzajúce číslo do špeciálneho riadku formulára. Pri odpovedi nezabudnite uviesť aj číslo prichádzajúceho dokumentu, ku ktorému je priradený. Prvú kópiu listu (bez schvaľovacích víz) zalepte do obálky a pošlite ju adresátovi. Vložte kópiu dokumentu do príslušného priečinka so súbormi.
