Všetky dokumenty organizácie musia byť správne uložené. Prehľadný systém vám umožní okamžite nájsť ten správny kúsok papiera. Niektoré typy dokumentov majú svoje vlastné pravidlá ukladania, napríklad pre objednávky.
Nevyhnutné
priečinky, škatule, papier, počítač
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte protokol objednávok, kde sa budú zaznamenávať všetky objednávky pre organizáciu. Časopis musí byť nevyhnutne zviazaný a očíslovaný, čo vylučuje postskripty alebo mazanie stránok.
Krok 2
Denník musí obsahovať určité stĺpce. Približný obsah stĺpcov môže byť nasledovný: stĺpec, kde je v objednávke uvedené číslo záznamu, stĺpec s dátumom objednávky, stĺpec so súhrnom objednávky, stĺpec s číslom objednávky, stĺpec, kde zamestnanec zanechá známku po oboznámení sa s touto objednávkou. Ďalej je možné pridať stĺpec označujúci umiestnenie objednávky (priečinky alebo políčko).
Krok 3
Všetky objednávky by mali byť zoradené do priečinkov: objednávky na prijatie a prepustenie zamestnancov (personálne objednávky), objednávky, ktoré odrážajú stimuly zamestnancov, ich odosielanie na služobné cesty a dovolenky, objednávky odrážajúce hlavné činnosti organizácie. Ak majú objednávky vynikajúce doby uchovania, vytvoria sa pre ne samostatné priečinky.
Krok 4
Systém ukladania objednávok musí byť jasný, systematizovaný a musí zabezpečiť kontinuitu čísel pridelených objednávkam. Platí to najmä pri stiahnutí objednávky do práce. Odporúča sa vyhotoviť fotokópiu zaisteného príkazu, aby nedošlo k zámene.
Krok 5
Všetky objednávky musia byť vytlačené na hlavičkovom papieri organizácie. V takom prípade sa pečať na objednávke nevyžaduje. Ak je objednávka vytlačená na obyčajnom liste papiera, musí na nej byť pečať organizácie.
Krok 6
Ak podnik prijal elektronický systém na ukladanie objednávok, musí byť v celej organizácii jednotný. Zamestnanci, ktorí majú právo vložiť svoj podpis na tieto dokumenty, musia mať prístup k elektronickým objednávkam. V tomto prípade je veľmi výhodné používať EDS (elektronický digitálny podpis). Denník objednávok sa odporúča v každom prípade vytlačiť.
