Dôležitá dokumentácia - zmluvy, faktúry, úkony - sa musí vo firme uchovávať dlho. U niektorých cenných papierov je toto obdobie päť alebo dokonca desať rokov. Aby sa dokumenty nezmrštili alebo nestratili, musia byť správne uložené a archivované.
Nevyhnutné
- - šanóny - spojivo;
- - priehľadné šanóny - vrecká.
Inštrukcie
Krok 1
Na podpísanie zmluvy počkajte, kým ju podpíšu všetky zainteresované strany. Získajte podpisy od generálnych riaditeľov oboch strán a pripevnite ich pečate. Potom urobte kópie dokumentu a rozdajte ich všetkým zúčastneným.
Krok 2
Dajte zmluve číslo. Musí obsahovať čísla a písmená. Napríklad 123-AB. Zadajte číslo podpisu dokumentu.
Krok 3
Vytvorte denník zmlúv. Zadajte číslo dokumentu, dátum podpisu a právnickú osobu, ktorej patrí. Čísla musia postupovať postupne, podľa toho, kedy bola zmluva podpísaná.
Krok 4
Ak je v spoločnosti viac právnických osôb, každý zmluvný denník by mal mať svoj vlastný. Vyhnete sa tak nejasnostiam.
Krok 5
Zmluvu vložte do samostatného súboru. Ak existuje viac zmlúv, vložte všetko do jedného vrecka. Toto uľahčí porovnanie dokumentov a ich vyhľadanie, ak je to potrebné.
Krok 6
Vložte pilník do zakladača a zaistite ho špeciálnymi držiakmi. Neplňte ho pevne, dokumenty budú pokrčené. Na chrbát priečinka napíšte právnickú osobu, ktorej dokumenty sú v nej uložené, a rok, v ktorom boli podpísané.
Krok 7
Po uplynutí troch rokov môžu byť priečinky so zmluvami odoslané do skladu. Zložte ich do kartónových škatúľ a umiestnite ich na miesto neprístupné vlhkosti. Na obale uveďte aj právnickú osobu, ktorej sa dokumenty týkajú, a rok podpísania zmlúv.
Krok 8
Faktúry a úkony sa podávajú rovnakým spôsobom ako zmluvy. Namiesto papierového registra dokumentov je však lepšie mať elektronický. Napríklad v programe „1C: Účtovníctvo“. Môžete si ho zadarmo stiahnuť tu: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. To vám umožní nielen viesť záznamy o všetkých cenných papieroch, ale aj s nimi vykonávať rôzne operácie - tlačiť ďalšie kópie, opravovať chyby atď.
