Niektoré spoločnosti majú dokumentáciu už celé desaťročia. Aby ste zabránili pokrčeniu alebo strate dôležitých papierov, je potrebné ich ukladať do priečinkov z tvrdého kartónu alebo plastu. Každej zmluve uveďte na identifikáciu samostatné číslo.
Inštrukcie
Krok 1
Aby ste ľahko našli požadovaný kontrakt, veďte si knihu záznamov. Priraďte dokumentu číslo a zadajte ho do tohto denníka. Okrem čísla zadajte dátum uzavretia zmluvy. Zápis v denníku by mal vyzerať takto: 1. Zmluva č. 123TP zo dňa 22.02.2011. V poznámkach môžete uviesť podstatu zmluvy, ak to vyžaduje podnikový štýl dokumentácie.
Krok 2
Ak je v spoločnosti viac právnických osôb, vytvorte pre každú samostatnú knihu zmlúv. Vo svojej notácii použite konvenčné symboly. Napríklad, zapíšte zmluvy spoločností Masha and Bears OJSC na 123MM. A označte cenné papiere od ZAO „Tri prasiatka“123TP. Priraďte čísla, aby nedošlo k zámene.
Krok 3
Keď dohoda prejde všetkými schváleniami podpísanými generálnymi riaditeľmi oboch strán, budú umiestnené plomby, ktoré je možné uložiť do priečinka. Vyberte priečinky s tvrdým obalom - zaistia bezpečnosť dokumentov. Každá právnická osoba potrebuje svoj vlastný priečinok.
Krok 4
Pred obliečkami. Vezmite otvor na dierovanie a dierujte nové otvory. Vložte dokument do priečinka a zaistite ho špeciálnymi anténami. Oddeľte jednu zmluvu od druhej prázdnym listom A4.
Krok 5
Zmluvy môžete uzatvárať aj iným spôsobom. Bude to vyžadovať priehľadné súbory. Vložte každý dokument do samostatného súboru a pripnite ho do priečinka.
Krok 6
Neukladajte príliš veľa zmlúv do jedného priečinka - môžu sa pokrčiť. Priečinok by sa mal dať ľahko uzavrieť, jednotlivé listy by nemali trčať.
Krok 7
Na ukladanie priečinkov so zmluvami majte v skrini samostatnú poličku. Do priečinka napíšte rok a právnickú osobu, ktorá vlastní dokumenty. To vám umožní v prípade potreby rýchlo nájsť tie správne dokumenty.
Krok 8
Nie je potrebné neustále uchovávať priečinky so zmluvami spred troch rokov. Usporiadajte ich do kartónových škatúľ, pričom podpíšte rok a právnickú osobu, pre ktorú sa dokumenty vydávajú. Zašlite škatule do skladu. Vyberte suché miesto na uskladnenie. Vlhkosť papiera škodí.
