V súlade s článkom 17 federálneho zákona 125-F3 sa spisy zamestnancov v dôchodku môžu preniesť do archívu. Pred predložením musia byť dokumenty archivované, očíslované, inventarizované a ozdobené krytom. Toto musí vykonať oprávnený pracovník.
Nevyhnutné
- - priečinok;
- - všetky dokumenty;
- - ceruzka;
- - súpis;
- - dodací list.
Inštrukcie
Krok 1
Ak chcete prípad prepusteného zamestnanca preniesť do archívu, usporiadajte dokumenty v opačnom chronologickom poradí. To znamená, že keď ste boli zamestnaný, vytvorili ste si osobný spis, ktorého prvý hárok tvorila žiadosť o zamestnanie. Pri prenose prípadu do archívu bude prvým hárkom rezignačný list.
Krok 2
Pri ukladaní osobného spisu zamestnanca súčasne vyhotovte súpis listín, ktoré sa majú uložiť. V osobnom spise na prenos do archívu uložte všetky dostupné dokumenty: dotazník alebo životopis, kópie dokladov o vzdelaní, kópie príkazov na zamestnanie, prepustenia a ďalšie príkazy, ktoré boli vydané v priebehu práce zamestnanca. Môžu to byť príkazy na zvýšenie alebo zníženie mzdy, na prevod, na výkon ďalších povinností atď. Priložte tiež všetky potvrdenia, ktoré zamestnanec vašej organizácii kedy predložil, kópiu pracovnej zmluvy, dodatočné dohody, nariadenia týkajúce sa práce zamestnanca.
Krok 3
Vložte súbor do priečinka so spojivom, v pravom hornom rohu očíslujte všetky listy. Musí to byť vykonané jednoduchou ceruzkou. V hornej časti založte inventár, podpíšte priečinok, vložte písmenový kód na začiatočné písmeno priezviska zamestnanca, ako aj na obal priečinka vo veľkých počtoch rok vylúčenia z firmy.
Krok 4
Môžete sledovať rok výpovede pre jedného zamestnanca alebo pre viacerých, ktorí skončili v jednom roku. Ak účtujete viac zamestnancov, vložte všetky osobné súbory do jedného spoločného priečinka a na obálku podpíšte rok vylúčenia. Do jedného priečinka je možné uložiť maximálne 250 listov. Každý zložitý prípad netvorte iba do roku vylúčenia, ale aj do abecedy priezvisk.
Krok 5
Pri prenose všetkých prípadov do archívu zostavte dodací list. V prvom stĺpci uveďte poradové čísla prípadov, v druhom indexe všetkých prípadov podľa nomenklatúry. Tretí stĺpec je vyplnený názvom nadpisov, štvrtý - dátumami, piaty - počtom listov, šiesty - dobou použiteľnosti, siedmy stĺpec môžete vyplniť, ak existujú poznámky alebo dodatky.
