Mnoho organizácií má prísne požiadavky na organizáciu dokumentov a vytváranie archívov. Je potrebné zaistiť bezpečnosť puzdier a izolovať ich od zvedavých očí. Každý zamestnanec spoločnosti musí byť schopný flashovať súbory a robiť to starostlivo a mimoriadne presne.
Nevyhnutné
- - Popis práce
- - kancelárske šidlo alebo knihársky stroj
- - Motúz alebo silná niť
- - Ihla na šitie
- - lepidlo na písacie potreby
- - Biely papier
- - Nožnice
- - Vládca
- - Pero
- - Tesnenie (v prípade potreby tesniaci vosk)
Inštrukcie
Krok 1
Musíte blikať prípadmi v súlade s popisom vašej práce. V každom prípade sa táto práca vo všetkých spoločnostiach vykonáva podľa všeobecných zásad. Najprv musíte každý dokument očíslovať v poradí. Nezabudnite z papiera odstrániť všetky kancelárske sponky, kovové sponky a špendlíky.
Krok 2
Začnite šiť puzdro, aby bolo možné potom listy voľne čítať. Urobíte to tak, že urobíte štyri zvislé otvory s administratívnym šidlom v strede ľavého okraja dokumentov. Vzdialenosť medzi otvormi musí byť najmenej tri centimetre. Na zošívanie a väzbu dokumentov A-4 je vhodné použiť špeciálny stolný stroj. S jeho pomocou nebude ťažké vytvoriť potrebné priečinky - môže okamžite vŕtať cez stoh papiera s hrúbkou až 10 cm.
Krok 3
Na šnurovanie dokumentov používajte špeciálnu ihlu na šitie, rovnako ako špagát na banky alebo silné nylonové nite. V krajnom prípade môžete obyčajné nite niekoľkokrát zložiť. Dokumenty sa zvyčajne zošívajú dvakrát za sebou, aby boli listy pripevnené bezpečnejšie. To je obzvlášť dôležité, ak sa prípad pripravuje na večný archív.
Krok 4
Voľné konce nechajte asi 6 cm pri niti alebo motúze. Bude ich potrebné pretiahnuť cez stredový otvor na nesprávnej strane posledného dokumentu a pevne ich zviazať do uzla.
Krok 5
Uzol a konce nití prilepte kruhovým lepidlom (asi 4 cm v priemere) alebo štvorcom (4 x 5 cm). Postava musí byť vystrihnutá z hrubého bieleho papiera.
Krok 6
Umiestnite pečať tak, aby čiastočne presahovala papierový štítok a jedna hrana presahovala posledný list zošitého puzdra. Toto miesto môžete vyplniť aj pečatným voskom.
Krok 7
Počkajte, kým lepidlo úplne nevyschne. Potom priamo pod pečať označte počet hárkov v spise a vložte podpis úradníka. Pridajte potvrdzovací list a uveďte dátum potvrdenia. Rovnako sa ukladajú kópie dokumentov z niekoľkých listov, pričom je potrebné vložiť pečiatku s podpisom, dátumom a nápisom „Kópia je správna“.
Krok 8
Zviažte obal na dočasné uloženie do mäkkej väzby a dokumenty trvalého archívu do pevnej väzby. Na šitom kufríku uveďte termíny.
