Osobné spisy všetkých zamestnancov v dôchodku a zamestnancov v dôchodku sa musia poslať do archívu na uloženie (článok 17 federálneho zákona č. 125-F3). Pracovník personálneho oddelenia je povinný pripraviť priečinky s dokumentmi a z ruky do ruky ich odovzdať oprávnenému zamestnancovi archívu.
Nevyhnutné
- - priečinky;
- - spojivo;
- - ceruzka;
- - súpis;
- - previesť inventár.
Inštrukcie
Krok 1
Pred odovzdaním osobných spisov do archívu si starostlivo pripravte všetky dostupné dokumenty, ktoré po prepustení zamestnancov zostali na personálnom oddelení. Legislatíva ustanovuje určité lehoty, v rámci ktorých je potrebné mať čas na odovzdanie osobných spisov zamestnancov na archiváciu. Nemali by presiahnuť 12 mesiacov po prepustení.
Krok 2
Usporiadajte každý osobný súbor v opačnom chronologickom poradí. Ak počas zamestnania bola prvou stranou žiadosť, ktorú napísal zamestnanec na prácu, v archívnych dokumentoch bude prvou stranou rezignačný list.
Krok 3
Všetky listy poskladané v správnom poradí, zakladač s pořadačom, číslo v poradí. Vytvorte inventúru na samostatnom hárku. Pod sériovým číslom zadajte všetky viazané stránky vášho osobného spisu.
Krok 4
Priložte inventár v hornej časti všetkých stránok. Ak vypĺňate osobný spis pre každého zamestnanca osobitne, vložte ho do kartónového priečinka, veľkými tlačenými písmenami napíšte prvé písmeno priezviska zamestnanca a rok výpovede.
Krok 5
Pri prenose prípadov do archívu je prípustné umiestniť niekoľko prípadov zamestnancov na dôchodku do jedného priečinka, ale počet hárkov v ňom by nemal presiahnuť 250. V jednom priečinku umiestnite prípady zamestnancov na dôchodku do jedného roka, ktorých mená začínajú s rovnakým písmenom. Takáto registrácia osobných spisov sa najčastejšie používa vo veľkých podnikoch, kde počas jedného roka prejde veľký tok personálu.
Krok 6
Pre všetky pripravené prípady vypracujte prenosový list, ktorý má jednotnú formu. Do stĺpca č. 1 napíšte poradové číslo každého prípadu, do stĺpca č. 2 - index každého prípadu podľa nomenklatúry, č. 3 - názov nadpisov prípadov, č. 4 - dátumy, Č. 5 - počet hárkov prenesených pre každý prípad osobitne, č. 6 - obdobia skladovania, č. 7 - dodatky alebo existujúce poznámky.
