Objednávka je dokument s veľkým praktickým významom. Naznačuje niektoré konkrétne kroky: najatie a prepustenie zamestnanca, disciplinárne konanie, potreba zaviesť novú technológiu a oveľa viac. Úradník musí zabezpečiť ukladanie tohto typu dokumentov a schopnosť rýchlo nájsť ten pravý. Na tento účel je každej objednávke pridelené jedinečné identifikačné číslo.
Nevyhnutné
- - objednávky;
- - denník;
- - pokyny k správe personálnych záznamov;
- - 2 alebo 3 priečinky.
Inštrukcie
Krok 1
Registračný formulár pre objednávky nie je striktne regulovaný zákonom. Existuje štandardná inštrukcia publikovaná Rosarkhivom 27. novembra 2000, ktorá uvádza, že číslovanie objednávok podľa personálu a hlavnej činnosti by sa malo vykonať osobitne v priebehu kalendárneho roka. Ak pracujete v malej firme, kde sekretárka vykonáva aj prácu referenta, založte 3 priečinky a 3 registračné denníky.
Krok 2
Vypracujte pokyny pre prácu v kancelárii. Môže pozostávať iba z niekoľkých položiek. Uveďte, ktoré objednávky by sa mali uchovávať 5 rokov a ktoré - 75. Napíšte, do ktorých polí sa objednávky pre váš podnik delia a ako ste sa ich rozhodli určiť. Objednávky na hlavnú činnosť sú obvykle číslované poradovým číslom a personálne objednávky - číslom a písmenom. Číslo môže napríklad vyzerať ako „Objednávka č. 2-l / s“alebo „Objednávka č. 2-k“. Popremýšľajte nad rôznymi označeniami dokumentov s rôznou trvanlivosťou. Napríklad krátkodobé možno označiť ako personálne a dlhodobé - ako personálne.
Krok 3
Rozdelte objednávky podľa personálu na 2 časti podľa trvanlivosti. Dokumenty o poskytnutí riadneho alebo vzdelávacieho voľna, krátkodobej pracovnej ceste, stimuloch a disciplinárnych sankciách sa uchovávajú 5 rokov. Založte príkazy na zamestnanie, preloženie, prepustenie, dlhé pracovné cesty a dlhé dovolenky do iného priečinka. Na obaly zakladačov napíšte názov priečinka a dátum exspirácie. Objednávky na hlavnú činnosť vypĺňajte osobitne
Krok 4
Vo veľkých firmách vydávajú objednávky rôzne služby. Dokumentáciu k hlavnej činnosti spravidla vedie tajomník a personál - personálne oddelenie. Každá z nich má teda svoj vlastný priečinok a svoje účtovné knihy. Stačí, ak personalista založí 2 knihy a 2 priečinky, ktoré rozdelia dokumenty podľa doby uchovania. Pri veľmi veľkom toku dokumentov je však každý priečinok často rozdelený podľa typov objednávok. Ak váš podnik prijal samostatný úložný systém, stále číslujte objednávky v rámci spoločného poľa a zaregistrujte ich v jednom denníku.
Krok 5
Objednávky na hlavnú činnosť sa môžu týkať nielen celej spoločnosti, ale aj jednotlivých divízií. Vytvorte kód pre každé oddelenie alebo oddelenie. Môže to byť písmeno alebo číslo. Nezabudnite, že označenie objednávok pre hlavnú činnosť by sa malo líšiť od označenia, ktoré sa akceptuje pri správe personálnych záznamov vašej spoločnosti. V takom prípade číslovanie spadá do všeobecného poľa „hlavná činnosť“.
