Rozhodnutia prijaté na valnom zhromaždení sú samozrejme zaznamenané v zápisnici. Prijímajú sa však na popravu, iba ak je správne formalizovaná. V takom prípade sú hlavné požiadavky kladené na obsah dokumentu, a nie na jeho formu. Pri jeho zostavovaní by sa preto mala venovať osobitná pozornosť označeniu povinných údajov. Nepozornosť v tomto prípade môže ohroziť uznanie prijatých rozhodnutí ako nezákonných.
Nevyhnutné
Papier A4
Inštrukcie
Krok 1
Na začiatok si vezmite hlavičkový papier spoločnosti určený na papierovanie pre interné použitie. Toto zjednoduší vašu úlohu a umožní vám, aby ste manuálne nevyplňovali podrobnosti o organizácii. Ak nie, vezmite si obyčajné hárky kancelárskeho papiera A4 a napíšte názov organizácie alebo komunity a jej počiatočné podrobnosti. Ďalej označte miesto a čas stretnutia. Vycentrujte názov dokumentu „Zápisnica“a hneď pod ním stručne popíšte tému stretnutia.
Krok 2
Úvodnú časť dokumentu začnite zadaním zvoleného predsedu schôdze a tajomníka. Ďalej zadajte prepis celého svojho mena a názvu pracovnej pozície. Rovnako vypíšte ostatných účastníkov schôdzky za slovo „Zúčastnite sa“. Ak je veľký počet osôb, uveďte ich počet tu a zadajte odkaz na aplikáciu, v ktorej budú uvedené. Posledným odsekom úvodnej časti je program. Tu v poradí napíšte všetky problémy, ktoré sú predložené na zváženie na tomto stretnutí.
Krok 3
Pripravte hlavnú časť zápisnice v súlade s programom rokovania, pričom sledujte poradie úvah o otázkach podľa ich číslovania v oznámení. Popis každej položky začnite časťou „Počúvané“, v ktorej sú uvedené mená rečníkov. V časti Rečníci uveďte texty svojich správ. Na záver napíšte rozhodnutia prijaté v odseku „Rozhodnuté“a uveďte počet tých, ktorí hlasovali „za“, „proti“alebo „zdržali sa“.
Krok 4
V záverečnej časti umiestnite podpisy predsedu schôdze a tajomníka, ktorý vyhotovuje zápisnicu. Tu informujte o priloženom odpisu valného zhromaždenia, ak zápisnica nebola vyhotovená počas rokovania, ale bola vyhotovená neskôr.
