Každý zamestnávateľ v procese hospodárskej činnosti musí viesť rôznu dokumentáciu vrátane personálu. Dokumenty zamestnancov sú zhromažďované spoločne a spojené do jedného spoločného priečinka s názvom „Osobný spis“. Tento formát účtovníctva zamestnancov je voliteľný, ale stále ho odporúčajú rôzne orgány.
Inštrukcie
Krok 1
Registrujte osobný spis zamestnanca ihneď po vydaní príkazu na prijatie do zamestnania. Neexistuje pre to jednotná forma, takže si ho navrhnite sami. Vytvorte kópiu pasu zamestnanca, osvedčenia o DIČ, osvedčenia o dôchodku z poistenia a ďalších dokumentov, ktoré sú k dispozícii, napríklad vodičský preukaz, lekárske potvrdenie.
Krok 2
Prvá stránka by mala obsahovať zoznam všetkých dokumentov, ktoré sú k dispozícii v čase zamestnania a ktoré sa objavia v procese práce, napríklad príkaz na dovolenku, akékoľvek ďalšie dohody k pracovnej zmluve.
Krok 3
V internom inventári uveďte názvy dokumentov, ich počet, dátum zostavenia a číslo listu v osobnom spise. Podpis, meno kompilátora a dátum kompilácie. Pre zjednodušenie poskytovania informácií zostavte inventár v tabuľkovej forme.
Krok 4
Po zhromaždení všetkých dokumentov ich usporiadajte v chronologickom poradí a potom ich očíslovajte počnúc inventárom (strana č. 1). Ďalej usporiadajte obálku vášho osobného súboru. Nezabudnite uviesť názov organizácie v súlade s dokumentmi, z ktorých pozostáva, sériové číslo osobného spisu, dátum zostavenia. Pole nechajte pod vyznačením dátumu skončenia platnosti pracovnej zmluvy. Po vylúčení budete musieť uviesť počet strán v danom prípade.
Krok 5
Nezabudnite uviesť názov prípadu - celé meno, priezvisko a priezvisko zamestnanca. Môžete tiež napísať pozíciu zamestnanca. Po prepustení je prípad zošitý a predložený do archívu.
Krok 6
Osobné spisy uchováva bežný zamestnanec alebo iná osoba vykonávajúca svoje povinnosti. Prístup k údajom je obmedzený. Raz ročne by mali zamestnanci dostávať informácie o podnikaní; je lepšie, keď sa po oboznámení podpíšu.
