Údržba špeciálnej dokumentácie je neoddeliteľnou súčasťou personálneho oddelenia podniku. Pre každého zamestnanca je zároveň povinný osobný spis. V budúcnosti sa osobné súbory archivujú v špeciálnych priečinkoch.
Nevyhnutné
- - osobné doklady zamestnanca;
- - zoznam dokumentov;
- - priečinok pre osobný spis.
Inštrukcie
Krok 1
Okamžite po prijatí do zamestnania začnite s registráciou osobného spisu zamestnanca. Neexistuje jednotný formulár na podanie prípadu, takže si ho môžete vytvoriť sami. V prípade potreby vytvorte kópie pasu zamestnanca, osvedčenia o dôchodkovom poistení, osvedčenia o DIČ a ďalších osobných dokladov, napríklad lekárskeho potvrdenia a vodičského preukazu.
Krok 2
Navrhnite obal pre svoj osobný priečinok. Uveďte názov vašej organizácie v súlade s dokumentmi, z ktorých vychádza, uveďte sériové číslo prípadu a dátum jeho prípravy. Môžete tiež spísať dobu trvania pracovnej zmluvy so zamestnancom. Ponechajte priestor pre poznámky o prepustení, preložení atď. V strede obalu umiestnite priezvisko, meno a priezvisko zamestnanca v celom rozsahu, jeho pozíciu.
Krok 3
Prvá strana osobného spisu by mala obsahovať súpis dostupných dokumentov zamestnanca. Najlepšie je zostaviť inventár v elektronickej podobe. Nezabudnite uviesť meno oprávneného zamestnanca a dátum vykonania inventúry. Informácie o dostupných dokumentoch je možné umiestniť vo forme tabuľky s uvedením ich počtu a vykonaním potrebných poznámok. V spodnej časti inventára by mali byť podpisy zostavovateľa a zamestnanca, pre ktorého sa osobný spis zostavuje. Za zoznam pripojte kópie existujúcich dokumentov. Nasledujú všetky papiere súvisiace s pracovným tokom, napríklad príkaz na dovolenku, dohody o zmenách v pracovnej zmluve atď.
Krok 4
Vložte svoj osobný súbor do archívneho priečinka. Tieto dokumenty by mal viesť personálny špecialista alebo riaditeľ spoločnosti s obmedzeným prístupom k údajom. Zamestnanci môžu dostať ktorýkoľvek z dokumentov v osobnom spise po dohode s vedúcim práce a po osobnom potvrdení. Pri prepustení alebo preložení zamestnanca sa osobný spis prenesie do špeciálneho archívu o bývalých zamestnancoch spoločnosti.
