Niektorí zamestnávatelia používajú na uchovanie osobných údajov zamestnancov takzvané osobné súbory. Podľa článku 85 Zákonníka práce musia pracovníci prijímať, ukladať a kombinovať informácie o každom zamestnancovi. Na tento účel je vhodné použiť také osobné súbory. Aké je poradie ich registrácie?
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr by sa malo objasniť, že správa osobných spisov nie je pre organizácie povinným dokumentom, ale ak sa ju rozhodnete použiť, budete sa musieť riadiť pravidlami kancelárskej práce.
Krok 2
Ak je zamestnanec prijatý do zamestnania, vedúci vydá pokyn (pokyn) vo formáte č. T-1. Na základe tohto dokumentu vygenerujte osobnú kartu pre nového zamestnanca (formulár č. T-2).
Krok 3
Na vyplnenie tohto formulára budete potrebovať tieto doklady: pas, pracovnú knihu, osvedčenie o registrácii (TIN), osvedčenie o poistení, vojenské ID (ak existuje), osvedčenie alebo diplom a ďalšie doklady, napríklad pre vodiča - a vodičský preukaz, pre kuchárov - lekárska kniha atď.
Krok 4
Vezmite kópie všetkých vyššie uvedených dokumentov a uložte ich do osobného spisu v chronologickom poradí. Tento archív je uložený na personálnom oddelení alebo na účtovnom oddelení, zmeny môžu robiť iba zodpovedné osoby. Ale nezabudnite, že pracovný zošit nie je súčasťou osobného spisu, musí byť uložený osobitne v trezore alebo pod zámkom. Zodpovedné osoby za bezpečnosť týchto dokumentov sú menované samostatnou objednávkou.
Krok 5
Uveďte všetky dokumenty v inventári, vykonajte zmeny v špeciálnom stĺpci „Prílohy“. Obsahuje tiež poradové čísla dokumentov, počet listov každého z nich a dátum prijatia.
Krok 6
Niektoré dokumenty z osobného spisu sú dotazník, autobiografia, písomné vysvetlenia a akékoľvek vyjadrenia. Pamätajte, že archív sa neprenesie na samotného zamestnanca, a aj keď je to potrebné, môže zamestnanec nahliadnuť do osobného spisu iba v prítomnosti zodpovednej osoby.
Krok 7
Po vytvorení obalu vyplňte titulnú stránku. Za týmto účelom do stredu v strede napíšte sériové číslo tohto archívu, názov organizácie, pozíciu zamestnanca a celé jeho meno.
