Postup vydávania príkazov pre podnik je stanovený v pokynoch pre kancelársku prácu. Zároveň sa účtovníctvo a ukladanie týchto dokumentov vedie v osobitnej registračnej knihe objednávok, ktorá musí byť súčasťou každej organizácie.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte register objednávok. Vo veľkých podnikoch to robí samostatný referent, malé spoločnosti na tieto účely určujú zodpovednú osobu. Môžete použiť schválenú formu registračnej knihy a vypracovanú samostatne.
Krok 2
Vytvorte obal denníka objednávok. Mal by byť vyrobený z hustého materiálu, aby sa objednávkové listy počas skladovania nezvrásnili. Je potrebné poznamenať, že tieto dokumenty sa musia v podniku uchovávať najmenej 5 rokov.
Krok 3
Na obálku napíšte názov firmy, názov knihy a bodku. V závislosti od frekvencie vydávania príkazov v organizácii sa dá registračný denník počítať za mesiac, štvrťrok alebo rok. Zadná strana obalu obsahuje informácie o osobe zodpovednej za údržbu a uchovávanie dokumentu.
Krok 4
Vyberte jeden zo spôsobov ukladania objednávok do registračnej knihy. Môžu byť nalepené v knihe alebo vložené spojivom. Druhá možnosť je vhodnejšia v prípade, že potrebujete získať jednu z objednávok a urobiť si z nej kópiu. Všetky objednávky musia byť usporiadané v chronologickom poradí. Niektoré podniky nechávajú záložné čísla, ktoré môžu byť potrebné na spätné vybavenie objednávok. Táto metóda je však nezákonná, takže by ste ju nemali zneužívať.
Krok 5
Vyvinúť spoločný formulár pre podnikové objednávky. Spravidla ide o hlavičkový papier, v hornej časti ktorého sú vopred pripravené podrobnosti o podniku: meno, adresa a registračné údaje.
Krok 6
Vystavte objednávku. Zadajte jeho číslo a dátum zostavenia. Potom vymyslite názov, ktorý by mal stručne odpovedať na otázku „o čom?“Hlavný text pozostáva z vyhlásenia o základe objednávky a administratívnej časti. Na koniec sa vloží podpis vedúceho alebo inej oprávnenej osoby.
Krok 7
Potom je objednávka vyhotovená v registračnej knihe objednávky. Ak sa dokument týka zamestnancov podniku, napríklad sa vytvorí provízia, mali by tieto osoby vziať na vedomie, že si prečítali objednávku a vložili svoj podpis.
