Na účtovníctvo, obeh a ukladanie rôznych dokumentov používajú personálne služby knihy objednávok, dovoleniek, výpisov a referencií. Registračné protokoly sú dokumenty pre interné použitie a sú uložené v personálnom oddelení organizácie. Za údržbu a ukladanie týchto dokumentov je zodpovedná špeciálne menovaná osoba.
Inštrukcie
Krok 1
Použite ministerstvom schválený formulár denníka objednávok alebo si ho sami navrhnite. Vytvorte kryt z ťažkého materiálu. Do stredu hárku napíšte názov organizácie a názov knihy. Nižšie uveďte počiatočný a konečný dátum prihlásenia. Na zadnom kryte odrážajte informácie o osobe zodpovednej za uloženie a vyplnenie dokladu: uveďte pozíciu, priezvisko a iniciály zamestnanca.
Krok 2
Zaistite, aby so stránkami nebolo možné manipulovať alebo ich z časopisu odstrániť. Počet stránok knihy a ich čipka. Na poslednú stránku vložte voskovú alebo tmelovú pečať a poskytnite pripravenú šablónu na certifikáciu vedúcemu personálneho oddelenia alebo vedúcemu organizácie. Poznamenajte si: _ hárkov je v tomto denníku očíslovaných, čipkovaných a zapečatených. Riaditeľ: _ (podpis, dešifrovanie podpisu). Dátum: _ (deň, mesiac, rok).
Krok 3
Vyberte vhodnú orientáciu stránky (na šírku, na výšku) na zaznamenávanie záznamov. Ak je to potrebné, usporiadajte tabuľku obsahujúcu nasledujúce stĺpce:
- poradové číslo záznamu;
- dátum vstupu;
- sériové číslo objednávky;
- pozícia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá objednávku podpísala;
- zhrnutie objednávky.
Ak vám tabuľkové zobrazenie nevyhovuje, uchovávajte záznamy vo voľnej forme. Hlavné je dodržať poradie priraďovania čísel podľa dátumov schválenia objednávok a vyššie uvedené informácie premietnuť do účtovnej knihy.
Krok 4
Zaznamenajte si položky denníka objednávok modrým, čiernym alebo fialovým atramentom. Nedovoľte mazanie, mazanie a mazanie predtým urobených značiek. Ak potrebujete vykonať zmeny, vyčiarknite opravený text jedným riadkom, aby ste ho mohli stále čítať. V rovnakom stĺpci alebo riadku zadajte nové správne zadanie. Podpíšte a uveďte dátum zmeny. Ak nie je možné (napríklad ak nie je voľné miesto) opraviť chybu na mieste, vytvorte nový záznam nižšie a vedľa zastaraných informácií začiarknite políčko „záznam je neplatný“.
Krok 5
Keď prestanete zaznamenávať denník, poznačte si na jeho prednom obale denník expirácie.
