Neexistuje jediný striktný formulár na napísanie správy. Každá organizácia, keď získa skúsenosti, vypracuje pre ňu interné pravidlá a požiadavky. Ak píšete správu prvýkrát, snažte sa, aby bola zmysluplná a logická.
Inštrukcie
Krok 1
Určite formulár hlásenia. Správa môže byť textová a štatistická. V prvej sú informácie podané vo forme uceleného rozprávania, ktoré je v prípade potreby doplnené tabuľkami, grafmi a inými ilustráciami. V štatistickej správe je opak pravdou: číselné ukazovatele a diagramy sú sprevádzané krátkym textovým vysvetlením.
Krok 2
Nastavte časový rámec. O práci možno písať správu za týždeň, mesiac, štvrťrok, rok. Niekedy je ale potrebné podať správu o konkrétnej udalosti, ktorej organizácia a realizácia trvala niekoľko dní. V každom prípade by informácie o načasovaní mali byť uvedené v názve správy, napríklad: „Správa o práci katedry v druhom štvrťroku 2011“alebo „Správa o seminári o evidencii 23. - 25. januára, 2011 “.
Krok 3
Navrhnite štruktúru správy. V prvej časti urobte „Úvod“, v ktorom stručne opíšete ciele, ktoré boli pred vami, metódy a výsledok ich dosiahnutia.
Krok 4
Ďalej zvýraznite malé časti, ktoré odrážajú odvedenú prácu v plnom rozsahu: príprava, fázy implementácie projektu, dosiahnuté pozitívne výsledky, ťažkosti, ktoré sa vyskytli, a možnosti ich eliminácie. Venujte osobitnú pozornosť finančnej stránke. Je potrebné ho zvýrazniť v samostatnej časti a podrobne opísať v súlade s požiadavkami účtovníctva organizácie.
Krok 5
Buďte krátka a k veci. Nepredpokladajte, že objem správy podčiarkne jej dôležitosť. Naopak, váš šéf vyhodnotí vašu schopnosť vyjadrovať myšlienky stručným, jasným a kompetentným spôsobom.
Krok 6
Doplňte hlavný text správy o dodatky podporujúce fakty, ktoré ste opísali. Môžu to byť faktúry a iné účtovné doklady, kópie ďakovných listov, publikácie o udalosti v periodikách atď.
Krok 7
Záver urobte v sekcii Záver. Tu sformulujete tie závery a návrhy, ktoré vznikli po ukončení práce a môžu byť pre organizáciu užitočné v budúcnosti.
Krok 8
Vytlačte správu na listy A4. Nepoužívajte príležitostné písma a veľkosti znakov pod 12. Počet stránok. Ak je správa veľká, vytlačte jej obsah na samostatný hárok, ktorý vám pomôže rýchlo sa v texte orientovať. Navrhnite titulnú stránku a správu umiestnite do priečinka.
