Plánovači, stretnutia a stretnutia sú neoddeliteľnou súčasťou pracovného toku. Ich hlavnou úlohou je hromadne analyzovať každú situáciu v službe. Účastníci pracovných stretnutí môžu a mali by aktívne hovoriť, diskutovať o detailoch a navrhovať riešenia problémov. Aby bolo stretnutie účinné, hostiteľ musí dodržiavať určité pravidlá.
Nevyhnutné
- - program;
- - pravidlá stretnutia;
- - protokol o stretnutí.
Inštrukcie
Krok 1
Osvojte si kľúčové znaky efektívneho stretnutia. Je ich málo: 1. Stretnutie má konkrétny účel; 2. Organizátor vykonal všetky potrebné prípravné práce; 3. Stretnutia sa zúčastňujú iba zamestnanci, ktorí majú záujem, ktorí priamo súvisia s diskutovanou problematikou; 4. Diskusia sa neodchyľuje od hlavnej témy; 5. Výsledkom stretnutia boli okamžité plány a pridelenie konkrétnych pokynov zamestnancom, na ktoré by mal osobne dohliadať manažér, najmä ak organizácia ešte nemá vytvorený mechanizmus na uskutočňovanie efektívnych stretnutí.
Krok 2
Sformulujte hlavnú tému stretnutia. Mal by byť pre zamestnancov relevantný a zrozumiteľný. Je veľmi dôležité, aby pracovné stretnutie malo konkrétny cieľ: vypracovať plán udalostí, schváliť rozhodnutie, predložiť nápad atď. Nemali by ste napríklad hovoriť o globálnej hospodárskej kríze, ak mala vaša reklamná agentúra menej zákazníkov. V takom prípade by malo byť stretnutie venované rozšíreniu ponuky služieb a zmene systému zliav.
Krok 3
Pripravte podrobný program schôdze. V ňom uveďte hlavnú tému, otázky, o ktorých sa plánuje rokovať, mená rečníkov, zloženie pozvaných, dátum, čas a miesto konania. Každý bod programu by mal obsahovať hlavnú tému stretnutia, mala by odrážať niektoré jeho aspekty. Otázky možno zoskupiť buď podľa princípu „od jednoduchého po zložitý“, alebo v analytickom poradí - „súčasná situácia - jej pôvod - možné riešenia“.
Krok 4
Pripojte časovú os schôdzky k programu. V ňom stanovte čas hlavným rečníkom, informáciám od spolupredsedov, objasňovaniu otázok a diskusii. Vypracúvajte harmonogramy aj pre malé servisné stretnutia. Toto vás a vašich zamestnancov naučí vážiť si pracovný čas, dodržiavať termíny a vyjadrovať myšlienky jasne a k veci.
Krok 5
Vopred oboznámte zamestnancov s agendou. Pošlite to firemným e-mailom alebo rozdajte všetkým, ktorých pozvete na schôdzku. Požiadajte všetkých, aby sa pripravili na diskusiu. Zdôraznite, čo od každého účastníka návrhu v rámci jeho kompetencie očakávate.
Krok 6
Začnite stretnutie vlastným krátkym rozhovorom. Do 3 - 5 minút povedzte o dôvode, ktorý vás viedol k zorganizovaniu tohto stretnutia, a o výsledku, ktorý chcete dosiahnuť. Potom účastníkov oboznámte s programom a harmonogramom práce.
Krok 7
Viesť diskusiu. Udržujte priateľskú, ale konštruktívnu diskusiu. Vyzvite každého účastníka stretnutia, aby vyjadril svoj názor, kontaktujte „tichých“s osobnými otázkami, ktoré si vyžadujú podrobnú odpoveď. Taktne, ale pevne sa snažte odkloniť konverzáciu od hlavného problému. Pre každú otázku zosumarizujte medzisúčty.
Krok 8
Na konci stretnutia ešte raz vyslovte rozhodnutia a pokyny dané zamestnancom. Uistite sa, že všetci účastníci rozumejú svojim úlohám a pamätajú si svoje termíny. Zaznamenajte dôležité body do protokolu. Jeho kópiu zašlite špecialistom zodpovedným za vykonávanie príkazov, ako aj zamestnancom podieľajúcim sa na vykonávaní prijatých rozhodnutí.
