Existuje názor, že stretnutie je udalosť, ktorú je možné pripraviť spontánne. V skutočnosti si táto forma obchodnej interakcie vyžaduje vážne administratívne školenie.
Téma stretnutia
Dôvod stretnutia by mal sformulovať iniciátor. Z tohto dôvodu nie je v žiadnom prípade vždy najdôležitejším účastníkom stretnutia. Na základe skutočnosti, že stretnutia môžu byť vnútropodnikové a so zapojením širokého spektra pozvaných, je dôležité definovať tému tak, aby prilákala všetkých ľudí potrebných pre dialóg.
Technickú formuláciu témy zvyčajne riešia administratívni pracovníci alebo priamo tajomník schôdze. Program rokovania vyplýva z danej témy. Tento dokument obsahuje všetky problémy, ktoré sú plánované na diskusiu. Po predchádzajúcej dohode je ku každej otázke pridelený rečník, ktorý má stanovený časový limit pre prejav bez zohľadnenia rozpravy. Termín diskusie je stanovený v agende osobitne.
Pre lepšie pochopenie problematiky nebude nadbytočné pripravovať podklady, ktoré obsahujú krátke referencie, štatistiky alebo akékoľvek iné informačné informácie. Sekretárka pripravuje tieto materiály s každým rečníkom osobitne.
Poslednou fázou dokumentárnej prípravy je vypracovanie návrhov rozhodnutí o každej otázke. Tento dokument predstavuje spravodajcom navrhované riešenia založené na diskusii. Zaznamenávajú posledné vety prednesené rečníkmi. Ak účastníci nesúhlasia s možnosťou uvedenou v návrhu rozhodnutia, tajomník dokument opraví.
Pozvané osoby
Program rokovania do veľkej miery určuje približný zoznam osôb, ktoré by mali byť prizvané k riešeniu nastolených problémov. Produktívnym spôsobom je teda pozvať ľudí, ktorí majú s reproduktorom opačný názor. V takom prípade stretnutie slúži ako „okrúhly stôl“pre strany v spornej situácii.
Účastníci stretnutia sú informovaní akýmkoľvek dostupným spôsobom - telefonickým hovorom, e-mailom alebo osobnou pozvánkou. Celý balík dokumentov musí byť vopred odovzdaný všetkým zúčastneným osobám, aby mali možnosť vopred sa s materiálmi oboznámiť.
Vedenie stretnutia
Stretnutia sa musí zúčastniť tajomník. Jeho úlohou je po diskusii vypracovať protokol. Pri príprave dokumentu nie je dôležitá doslovná presnosť záznamu diskusie, ale reflexia kľúčových prejavov a konkrétnych návrhov.
Aby sa vylúčili možné nezrovnalosti, je lepšie zaznamenať priebeh stretnutia na diktafón. Všetci účastníci musia byť informovaní o začiatku záznamu.
