Stretnutie je tradičným atribútom každého procesu riadenia. Dôležitosť, povaha, technická úroveň, doba trvania tohto obchodného stretnutia sa môžu líšiť v závislosti od konkrétnych cieľov a podmienok stretnutia. Táto udalosť má zároveň dve hlavné charakteristické črty: na schôdzke sa diskutuje o jednom alebo inom probléme alebo úlohe a výsledkom by malo byť určité rozhodnutie. Úspešné stretnutie si vyžaduje jasnú organizáciu.
Inštrukcie
Krok 1
Pred zvolaním schôdze a pozvaním konkrétnej skupiny účastníkov na ňu sformulujte účel stretnutia. Ujasnite si sami: akým rozhodnutím by sa to malo skončiť. Výsledkom môže byť schválenie pracovného plánu na určité obdobie, vypracovanie návrhu skutočnej objednávky, vypracovanie harmonogramu siete atď.
Krok 2
Ak sa problém vyrieši na schôdzi, bude potrebné na účel obchodného stretnutia odpovedať na otázky: prečo, prečo a ako. Platí nemenné pravidlo: pred odsúhlasením sa musíte dohodnúť na tom, o čom sa bude diskutovať. Je možné, že autoritatívni účastníci stretnutia si myslia, že deklarovaný problém neexistuje. Špeciálne stretnutia - na vytváranie (rozvíjanie) nápadov. Môžu mať formu takzvaného „brainstormingu“. Nastavenie takéhoto postupu vyžaduje neštandardné, kreatívne riešenie.
Krok 3
Dôležitou etapou prípravy stretnutia je formulácia programu. Stretnutie môže byť zbytočné a neproduktívne, ak nefungujú jeho informačné a problematické zložky. Preto jasne premýšľajte nad nastavením témy rozhovoru. Porovnanie: „Otázka zvýšenia predaja produktu A v maloobchodnej sieti“a „Dohoda o opatreniach na zvýšenie predaja produktu A v maloobchodnej sieti.“V prvom prípade sa diskusia môže zmeniť na banálne správy, v druhom - na riešenie boľavých problémov.
Krok 4
Dôležité je aj miesto stretnutia. Existuje správne psychologické pozorovanie: ak sa diskusia koná v kancelárii vedúceho, jeho pohľad na riešenie konkrétneho problému môže byť zjavne dominantný a výhodnejší. Akákoľvek iná miestnosť (konferenčná miestnosť, priestranná izba) môže byť tou najlepšou voľbou. Pamätajte: zóna pohodlnej komunikácie je vzdialená asi meter. Pri umiestňovaní stoličiek na to nezabudnite, kedykoľvek je to možné. Na stretnutia sa hodia okrúhle alebo oválne stoly. Ústup môže byť v konkrétnych situáciách ešte vhodnejší, je to však veľmi nákladná možnosť.
Krok 5
Čas na stretnutie si naplánujte premyslene. Je iracionálne menovať ho pred obednou prestávkou alebo na konci pracovného dňa, najlepšie sú ranné hodiny. Ak plánujete dlhé stretnutie, urobte si prestávky alebo prestávky na kávu (5 - 10 minút každú hodinu). Ak potrebujete usporiadať informačné stretnutie, je možná možnosť aj bez klasického stretnutia, t.j. bez stoličiek.
Krok 6
Disciplinuje zamestnancov organizácie a stáva sa súčasťou firemnej kultúry jasný harmonogram stretnutí: odporúča sa konať ich v pravidelný deň v týždni a v určitý čas (napríklad v piatok ráno).
Krok 7
Vážne stretnutia často vyžadujú jasnosť: ukážky tabuliek, diagramov, predvádzanie videomateriálov. Pre tieto potreby je žiaduce mať tabuľu, flipchart a obrazovku.
