Činnosti mnohých podnikov sú spojené s uzatváraním zmlúv na dodanie tovaru, nákup surovín a komponentov. Každá spoločnosť uzatvára zmluvy so zamestnancami. Na uľahčenie používania dokumentácie je rozšírená prax vedenia najrôznejších účtovných denníkov. V takom denníku je vhodné zaznamenať napríklad chronológiu pohybu jednotlivých dokumentov a podrobnosti zmlúv.
Nevyhnutné
- - denník účtovníctva zmlúv;
- - zmluvy.
Inštrukcie
Krok 1
Vypracovať formulár na vedenie záznamov o zmluvách. Mal by odrážať špecifiká podniku a mal by sa ľahko používať. Vo veľkom podniku môžete takúto formu denníka schváliť osobitnou objednávkou, ktorá je doplnená o odporúčania na vyplnenie dokumentácie.
Krok 2
Navrhnite titulnú stranu časopisu. Sem zadajte názov dokumentu. Odrážajte názov spoločnosti a všetky požadované podrobnosti. Zadajte dátum začatia protokolovania. Vo veľkej spoločnosti je vhodné viesť samostatný kontraktný protokol pre každú štrukturálnu jednotku. Očíslovajte stránky časopisu, v prípade potreby ich zošite a pripevnite pečať organizácie.
Krok 3
Pracovné stránky časopisu rozdeľte do niekoľkých stĺpcov, ktorých počet bude závisieť od vašich potrieb a špecifík zmlúv. Uveďte stĺpce s poradovým číslom dokumentu, dátumom zmluvy a jej uplynutím. Samostatný stĺpec bude obsahovať stručné označenie predmetu zákazky. Zahrňte do denníka aj osoby zodpovedné za plnenie zmluvných povinností.
Krok 4
Ak si myslíte, že elektronická podoba časopisu bude pohodlnejšia, vytvorte si vlastný softvérový produkt na zaznamenávanie zmlúv alebo si objednajte túto prácu u špecializovanej organizácie. V niektorých prípadoch môžete na tento účel použiť tabuľkový program Microsoft Excel.
Krok 5
Určte úradníka, ktorý bude zodpovedný za vedenie denníka. Táto osoba je zvyčajne zamestnancom personálneho oddelenia podniku alebo zamestnancom právneho oddelenia.
Krok 6
Je pravidlom, že budete systematicky viesť evidenciu zmlúv, odrážajúc v nej dokumentáciu nepretržite, a nie od prípadu k prípadu. To umožní riadeniu podniku mať kompletný obraz o procesoch prebiehajúcich v spoločnosti a poskytne príležitosť na rýchlu navigáciu v hustom toku dokumentácie.
