Osobný spis zamestnanca sú informácie, ktoré odrážajú všetky fázy vzťahu medzi zamestnancom a organizáciou. Tvorí ho (udržiava a formalizuje) personálny orgán alebo osobitne oprávnený úradník. Osobný spis je potrebné vyhotoviť v súlade s platnými pravidlami vedenia záznamov.
Nevyhnutné
- Priečinok „Osobný spis“;
- Dokumenty zamestnanca (alebo ich kópie);
- Pero;
- Dierkovač.
Inštrukcie
Krok 1
Osobný spis sa začína po zverejnení príkazu na vymenovanie zamestnanca na pozíciu.
Krok 2
Osobný spis obsahuje: interný súpis dokumentov; dotazník a osobný list v personálnych záznamoch; zhrnutie;
kópie dokladov o vzdelaní (a všetkých osvedčení o kvalifikácii); preukazy totožnosti; potvrdenia a ďalšie doklady potvrdzujúce zmeny v osobných údajoch zamestnanca (kópie sobášneho listu, DIČ, poistný list, rodné listy detí); dohoda o zodpovednosti; kópie všetkých objednávok na schôdzku, prepravu, stimuly, služobné cesty, dovolenky atď.; pracovná dohoda (zmluva); údaje o opätovnej certifikácii; charakteristiky.
Všetky tieto dokumenty (alebo ich kópie) musia byť uložené v jednom priečinku.
Krok 3
V internej inventúre je potrebné uviesť všetky doklady, ktoré sa ukladajú do osobného spisu. Dokumenty sa ukladajú v chronologickom poradí, keď sú k dispozícii. V stĺpci „Poznámka“interného inventára sa uvádza, že dokumenty sú stiahnuté alebo sú originály nahradené kópiami. Interný inventár podpisuje zamestnanec, ktorý ho zostavoval, s uvedením priezviska, mena, priezviska a dátumu zostavenia.
Krok 4
Záznamy, ktoré sa vložia do osobného spisu, sa zapisujú plniacim alebo guľôčkovým perom čiernou, modrou alebo fialovou farbou, opravy nie sú povolené.
Krok 5
Listy osobného spisu zamestnanca a jeho interná inventúra sú očíslované osobitne.
Krok 6
Pri uzatváraní osobného spisu musíte podať vyhlásenie a príkaz na prepustenie zamestnanca.
Krok 7
Uchovávajú osobné súbory v bezpečí organizácie alebo podniku. Vydávajú sa na osobné použitie iba pre určitú kategóriu zamestnancov, ktorí majú prístup k personálnym informáciám.
Krok 8
Osobné spisy prepustených zamestnancov sa prenášajú do archívneho úložiska na 75 rokov. Osobné spisy podnikových manažérov sa uchovávajú natrvalo.
