Osobný spis je zbierka listín, ktoré obsahujú informácie o zamestnancovi od okamihu podpísania príkazu na prijatie do dňa vydania príkazu na prepustenie. U nás je povinné viesť osobné spisy iba pre štátnych zamestnancov. Väčšina podnikov a organizácií však dáva prednosť organizovaniu a zaznamenávaniu údajov o zamestnancoch.
Inštrukcie
Krok 1
Osobný spis spravidla obsahuje tieto informácie o zamestnancovi: osobný záznamový list, kópie dokladov o vzdelaní, kópiu príkazu a žiadosti o prijatie do zamestnania, pracovnú zmluvu, jej zmeny a doplnky, doklady o osvedčení a ďalšie vzdelávanie, ako aj ďalšie dokumenty, ktoré sú potrebné pre personálnu službu (kópia sobášneho listu, rodného listu, pasu, vojenského preukazu atď.).
Krok 2
Osobný spis každého zamestnanca je vyhotovený v samostatnom priečinku s kartónovým obalom - spojivom. Obsahuje náležitosti: priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca, dátum otvorenia prípadu. Po prepustení zamestnanca sa osobný spis uzavrie. Dokumenty musia byť bez problémov predložené do archívu.
Krok 3
Uzavreté osobné spisy sú očíslované, je vyhotovený interný súpis dokladov o prípade. Dokumenty v priečinku sa zhromažďujú v chronologickom poradí - od okamihu, keď zamestnanec príde, do dňa prepustenia. Interná inventúra sa zostavuje v rovnakom poradí. Číslovanie listov inventarizácie je samostatné od číslovania listín osobného spisu.
Krok 4
Osobné spisy zamestnancov sa vydávajú iba vedúcemu alebo iným osobám na príkaz vedúceho, ako aj samotnému zamestnancovi. Informácie uložené v osobnom spise sú dôverné, čo znamená, že ich nemožno prezradiť cudzím osobám. Je zakázané robiť zmeny v predchádzajúcich dokumentoch osobného spisu, ako aj ich extrahovať.
Krok 5
Personálne oddelenie vedie iba evidenciu súčasných zamestnancov. Dokumenty prepustených zamestnancov sa prenášajú do archívu. Sú v nich uložené 75 rokov a osobné spisy vedúcich pracovníkov, vedúcich pracovníkov, ako aj osôb s oceneniami a titulmi sú neurčité.
