V personálnych službách organizácií, podnikov je uložených veľké množstvo dokumentov: objednávky na prenájom, udeľovanie dovoleniek, prevody, ocenenia, ďalšie platby v hotovosti, prepúšťanie a iné. Dôležitosť uchovania takýchto dokumentov je spôsobená potrebou viesť záznamy o dokumentoch každého konkrétneho zamestnanca. Úlohou správneho a rýchleho vyhotovenia dokumentov v prípade sú poverení personalisti.
Inštrukcie
Krok 1
Formovaním prípadov je vkladanie vykonaných dokumentov do prípadov. Zoskupte dokumenty do prípadov za každý kalendárny rok, s výnimkou prípadov, ktoré boli vytvorené pôvodne a nie sú v rámci jedného kalendárneho roka. Medzi takéto prípady patria: osobné spisy študentov, zamestnancov, pracovníkov, súdne prípady, dôchodkové prípady, anamnéza a ďalšie účtovné doklady.
Krok 2
Konečné utváranie osobných spisov študentov, študentov, postgraduálnych študentov by sa malo uskutočňovať po ukončení štúdia na vzdelávacej inštitúcii alebo postgraduálnom štúdiu; pracovníkov a zamestnancov - pri ich prepustení; anamnéza - po poskytnutí prepustenia pacienta; súdne prípady - bezprostredne po skončení súdneho konania a doručení rozhodnutia; dôchodkové prípady - po ukončení vyplácania dôchodkov.
Krok 3
Pri príprave na archívne uloženie skombinujte osobné spisy zamestnancov, ktorí boli prepustení, do osobných spisov, ak počet hárkov nepresahuje dvestopäťdesiat. To isté platí pre osoby, ktoré ukončili štúdium na vzdelávacej inštitúcii. Môžete tiež vytvoriť samostatný osobný súbor ako samostatnú pamäťovú jednotku. Toto pravidlo platí pre osobné súbory trvalého úložiska.
Krok 4
Pri vytváraní osobných súborov zohľadnite rôzne doby uchovávania. Pokiaľ ide o prípady dlhodobej a trvalej trvanlivosti, zostavte ich osobitne a zahrňte ich aj do rôznych inventárov.
Krok 5
Zoskupte objednávky podľa personálu do prípadov podľa stanovených lehôt na uchovávanie. V rámci každého osobného spisu sa dokumenty vkladajú v chronologickom poradí, to znamená od začiatku do konca roka, ako aj podľa dátumu ich schválenia, zostavenia, registrácie.
Krok 6
Prípady, ktoré sa tvoria z osobných účtov, osobných kariet, pracovných kníh, ako aj z vybavenia osobných spisov, sa systematizujú striktne v abecednom poradí. Pri použití tohto vzoru vykonajte ďalšie objasnenie uvedením prvých troch písmen v mene osôb, ktorým bol otvorený osobný spis.
