Je zvykom nazývať konferenciu rozšíreným stretnutím, na ktorom sa zúčastňujú zástupcovia viacerých organizácií. Konferencie môžu byť odvetvové, odvetvové, regionálne, medziregionálne, medzinárodné. Diskutujú o rôznych, ale tematicky súvisiacich problémoch. V niektorých prípadoch je to rozhodovanie konferencie, ktoré určuje stratégiu rozvoja organizácie. Takúto udalosť môže usporiadať každý vzdelaný človek, je však potrebné vziať do úvahy určité aspekty.
Nevyhnutné
- - zoznam účastníkov;
- - zhrnutie vystúpení;
- - vizuálne materiály;
- - technické prostriedky.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte zoznam účastníkov. Prednášajúci sú spravidla o nadchádzajúcej konferencii informovaní vopred, musia potvrdiť svoj súhlas a informovať o téme správ. Podmienky niekedy vyžadujú poskytnutie textov správ alebo aspoň súhrnu. Skontrolujte materiály.
Krok 2
Rozhodnite o pravidlách. Závisí to od toho, ako dlho konferencia potrvá, od počtu prednášajúcich, ako aj od foriem práce. Počíta sa iba s plenárnymi zasadnutiami alebo bude časť práce prebiehať po častiach? V druhej možnosti je možné na správy vyhradiť viac času.
Krok 3
Určite si vyhraďte čas na spoločné prezentácie a zodpovedanie otázok. Rozhodnite o forme otázok. Účastníci sa ich môžu spýtať ústne, ihneď po prezentácii. Potom by ste sa mali postarať o ďalšie mikrofóny. Otázky je možné predkladať aj písomne, potom musíte myslieť na miesto, kam budú poslucháči vkladať poznámky. Niektoré z otázok si môžete pripraviť vopred.
Krok 4
Spravte si program. Poradie prejavov môže byť rôzne, záleží to od témy, ale v každom prípade je lepšie prediskutovať všeobecné problémy na začiatku konferencie a potom prejsť k podrobnostiam. Po každej jeden a pol až dvoch hodinách práce poskytnite krátku prestávku (je dobré zorganizovať prestávku na kávu) a uprostred - dlhú prestávku, počas ktorej si účastníci môžu oddýchnuť a obedovať. Ak je konferencia krátka (napríklad znovuzvolenie), nie sú potrebné veľké prestávky.
Krok 5
Skontrolujte stav technických prostriedkov. Skontrolujte počítač a prehrávač videa. Spýtajte sa moderátorov, aké vybavenie potrebujú a aké programy by tam mali byť. Pred konferenciou požiadajte moderátorov, aby poskytli vizuály. Je veľmi dobré, ak má osoba, ktorá pracuje s počítačom, zoznam, kedy má ktorú prezentáciu podať. Pred konferenciou skontrolujte, či prišli všetci rečníci, či nedošlo k zmenám v téme.
Krok 6
Zamyslite sa nad svojimi úvodnými poznámkami. Účastníkom musíte povedať niekoľko slov na privítanie, vysvetliť, čomu sa konferencia venuje, postup, pravidlá. Pred začiatkom spravodajskej a volebnej konferencie odovzdajte slovo predsedovi počítacej komisie, ktorý musí povedať, koľko delegátov bolo predpokladaných a koľko je prítomných. Ak ich chýba málo, navrhnite spustenie udalosti. Niekedy je v tejto chvíli vhodné zaspievať hymnu štátu alebo medzinárodnej organizácie. Ponuka na výber predsedu, tajomníka, počítacej a redakčnej komisie. V mnohých prípadoch je možné zoznamy pripraviť vopred. Ďalej môže podujatie viesť predseda, ktorý oznámi návrh programu rokovania (je lepšie ho pred začiatkom napísať a vytlačiť). Najskôr sa prijme návrh, potom sa v ňom vykonajú zmeny a doplnky, potom sa schváli program ako celok.
Krok 7
Počas konferencie musí byť moderátor, bez ohľadu na to, či je alebo nie je predsedom, neustále v miestnosti. Je to on, kto rozhoduje o organizačných otázkach, keď vzniknú. Ak stále potrebujete odísť, zverte svoje zodpovednosti niekomu z rovnako zmýšľajúcich ľudí.
Krok 8
Konferencia sa obvykle končí prijatím určitého druhu rozhodnutia. Predseda prečíta text návrhu, publikum urobí zmeny a doplnky, predstaví ich redakčná komisia, po ktorej je rozhodnutie schválené.
