Konferencia v ktorejkoľvek organizácii je mimoriadne dôležitá udalosť. Vyžaduje si starostlivú prípravu a bezchybnú implementáciu. Akákoľvek nuansa môže pokaziť dojem z vašej spoločnosti. Pri organizovaní úspešnej konferencie je potrebné brať do úvahy základné princípy.
Nevyhnutné
Papier, internet, peniaze
Inštrukcie
Krok 1
Stanovte si jasný cieľ. Prečo potrebujete túto konferenciu? Čo nakoniec chcete získať? Konferencia môže byť zameraná na poskytnutie spoľahlivých obchodných kontaktov spoločnosti, na zlepšenie jej imidžu, na hľadanie investorov atď. Podľa toho sa zvolí určitý smer, ktorým by sa malo riadiť počas celého procesu prípravy a konania podujatia. Pamätajte, že cieľ musí byť dosiahnuteľný, merateľný a s charakteristikami v reálnom čase.
Krok 2
Pomenujte udalosť. Ak to nie je prvýkrát, nezabudnite uviesť číslovanie. Názov by mal byť jasný, chytľavý, zaujímavý. Vaša cieľová skupina by mala mať o konferenciu záujem.
Krok 3
Definujte jasné cieľové publikum. Aj perfektne pripravená a zorganizovaná konferencia nemusí mať žiadny účinok, ak na ňu pozvete nesprávnych ľudí. Spýtajte sa sami seba, kto by mal hovoriť, koho názor by mal byť vypočutý, ako môže táto udalosť zaujať hostí. Pokúste sa určiť, kde a ako najlepšie komunikovať s potenciálnym cieľovým publikom, čo ovplyvňuje správnych ľudí pri rozhodovaní o účasti na podujatí, ktoré organizujete.
Krok 4
Rozhodnite o čase a mieste konania konferencie. Väčšina konferencií sa koná v pracovných dňoch (okrem piatku), pokiaľ nie je naplánovaná dlhá akcia. Toto miesto do značnej miery určuje celkový názor na celú udalosť. Postoj hostí k konferencii sa formuje, aj keď hľadajú iba konferenčnú miestnosť alebo hotel. Trasu preto opíšte čo najpodrobnejšie, ak je to možné, umiestnite značky.
Krok 5
Vyhláste konferenciu. Vyberte médiá, ktoré vaše cieľové publikum hovorí najčastejšie. Umiestnite do nich reklamy alebo články o nadchádzajúcej udalosti. Pošlite pozvánky všetkým hosťom, o ktorých máte záujem. Či už sa jedná o bulletin alebo farebný bulletin, je len na vás. V pozvánke uveďte miesto, čas, názov a smer konferencie.
Krok 6
Zhromaždite výbor, ktorý zváži všetky reakcie na váš návrh a vyberie najzaujímavejšie a najrelevantnejšie návrhy. Potom bude možné začať s formovaním programu podujatia.
Krok 7
Rozdeľte zodpovednosti v rámci tímu. Niekto je zodpovedný za komunikáciu s hosťami, niekto rozhoduje o všetkých záležitostiach s médiami, niekto vedie akciu atď. Poskytnite všetkým účastníkom konferencie ďalšie materiály pre prednášajúcich. Nezabudnite pred udalosťou skontrolovať všetko vybavenie.
Krok 8
Ak zistíte, že vám dochádza čas, stanovte časový limit pre každú prezentáciu a počet otázok. Požiadajte publikum, aby sa spýtalo rečníkov na akékoľvek ďalšie otázky po skončení podujatia.
