Rozhodnutie ktoréhokoľvek zasadnutia je právne záväzné, iba ak je formálne uvedené v zápisnici. Zápisnice zo stretnutí rodičov, schôdzí vlastníkov bytov alebo akcionárov sa samozrejme líšia obsahom, ale požiadavky na formu sú vždy približne rovnaké.
Píšte na koncept
Nie vždy je vhodné počas schôdzky písať na počítači, takže zápisnicu je možné najskôr spísať ako koncept. Niektoré informácie je možné zadať pred začiatkom schôdze. Hore napíšte slovo „Zápisnica“, hneď pod ňu - názov stretnutia a dátum. Ešte nižšie vľavo napíšte slovo „Zúčastnil sa“. Ak sa očakáva, že rozhodnutie bude prijaté kvalifikovanou alebo jednoduchou väčšinou na súpiske, uveďte, koľko ľudí malo byť prítomných. Je to dôležité napríklad pri schôdzi vlastníkov bytov, ktorí musia rozhodnúť o tom, ako bude dom spravovať, vyberať peniaze na väčšie opravy atď. Napíš svoj program nižšie. Ak máte v úmysle diskutovať o problémoch, o ktorých zatiaľ neviete, pridajte položku „Rôzne“. V niektorých prípadoch by sa mal určiť časový limit.
Po začiatku stretnutia
Napíšte, koľko ľudí je prítomných a koľko by ich malo byť. Pod program napíšte slovo „Počúvané“a vložte dvojbodku. Bod za bodom si zapisujte otázky, mená rečníkov a súhrn prejavov. Rečníci môžu byť požiadaní, aby svoje vystúpenia predložili vopred. Do zápisnice si zaznamenajte otázky, ktoré sa pýtali každého prednášajúceho, a odpovede. Pokiaľ ide o riešenia, je možné ich zadať po každej otázke alebo ako jeden blok v spodnej časti protokolu. Nezabudnite uviesť, koľko ľudí hlasovalo „za“, „proti“, koľko sa zdržalo hlasovania. Pod rozhodnutia napíšte mená predsedu a tajomníka a uveďte dátum. V niektorých prípadoch je potrebné uviesť mená všetkých členov prezídia.
Zadajte text do počítača
Pri písaní na počítači sekretárka zvyčajne upravuje text. Skúste to upraviť tak, aby to nezlomilo význam. Platí to najmä pre rozhodnutia. Jednotná forma registrácie protokolov neexistuje, zvyčajne sa však uplatňujú tieto pravidlá:
- text je napísaný v 14 bodovej veľkosti s jedným alebo jeden a pol intervalom;
- zarovnanie hlavného textu - na oboch stranách;
- zarovnanie názvu - na stred, počet účastníkov - vpravo;
- odseky začínajú červenou čiarou.
Zadajte text, nezabudnite ponechať priestor na podpisy predsedu a tajomníka a vložiť prepisy podpisov. Dátum dajte dole. Vytlačte si zápisnicu a nechajte ju podpísať predsedom a tajomníkom. Existujú prípady, keď sa schôdza koná v neprítomnosti. V takom prípade nie sú texty vystúpení napísané. Zvyšok protokolu je vypracovaný rovnakým spôsobom.
