Zápisnica je dokument, ktorý zaznamenáva priebeh diskusie a rozhodnutia prijaté na schôdzach, stretnutiach alebo konferenciách. Zápisnica sa vyhotovuje na základe záznamov, ktoré sa vedú počas zaznamenávania udalosti. Môže to byť prepis, zvukový záznam alebo návrh poznámky sekretára. Používa sa tiež program rokovania, abstrakty prejavov, návrhy rozhodnutí a zoznamy účastníkov. Podľa pravidiel sa zápisnica vyhotovuje do troch dní po schôdzi.
Inštrukcie
Krok 1
Prvý riadok je celý názov podniku, kde sa schôdza konala. Druhý riadok je slovo „PROTOKOL“veľkými písmenami. Potom - dátum zápisnice (všimnite si, že sa jedná o dátum schôdze, nie o deň vyhotovenia dokumentu), jeho registračné číslo a mesto, kde bol dokument vypracovaný. Potom sa napíše názov - v ľavom rohu veľkým písmenom uveďte definíciu typu stretnutia dohodnutú v genitívnom prípade slovom „zápisnica“. Napríklad „Stretnutia vedúcich štruktúrnych divízií“.
Krok 2
Ďalšou časťou je úvod do protokolu. Za nadpis z odseku napíšte „Predseda:“a uveďte priezvisko a iniciály, zaznamená sa tiež „tajomník:“celé meno. Do nového riadku zadajte „Attended:“a uveďte mená a iniciály účastníkov v abecednom poradí. Ak existujú tretie strany (nie zamestnanci organizácie), pridajte riadok „Pozvaní:“so zoznamom mien a organizácií pozvaných. Ak je viac ako 10 účastníkov, neuvádzajte ich v protokole, ale napíšte za „Účasť:“celkový počet ľudí a frázu „zoznam je priložený“. Zoznam je neoddeliteľnou súčasťou protokolu. Do terénu si zapíšte číslovaný zoznam diskutovaných problémov s uvedením mien rečníkov.
Krok 3
Text hlavnej časti zápisnice pozostáva z častí opisujúcich priebeh diskusie pod každým bodom programu. Počet sekcií zodpovedá počtu bodov na programe, každá sekcia sa skladá z častí „POČÚVANÉ“, „HOVORENÉ“, „ROZHODNUTÉ“. Ak je súčasťou uznesenia hlasovanie, potom po formulovaní rozhodnutia napíšte „jednomyseľne“alebo napríklad „za - 5, proti - 1, zdržali sa - 2“. Rozhodnutie je formulované nevyhnutne s uvedením zodpovedného (vykonávateľa) a konečného termínu.
Krok 4
Po registrácii je protokol podpísaný predsedom a tajomníkom.
