Výsledky stretnutí si vyžadujú dokumentárne záznamy vo forme zápisníc. Pri príprave tohto dokumentu je dôležité zohľadniť hlavný bod diskusie a čo najstručnejšie predstaviť celú diskusiu.
Zápisnicu po stretnutí vyhotovuje tajomník schôdze, ktorý musí počas diskusie buď robiť poznámky, alebo viesť diktafónový záznam. Druhá možnosť je najoptimálnejšia na riešenie možných sporov.
Vizuálne sa dokument skladá z týchto častí:
- všeobecné informácie;
- program stretnutia;
- diskusia a prijaté rozhodnutia.
Všeobecné informácie
Tento informačný blok obsahuje názov, miesto (mesto, dátum, čas stretnutia) a zoznam prítomných osôb. Názov stretnutia je názov. Napríklad stretnutie pracovnej skupiny pre personálne otázky. Blok dátumu a času označuje informácie o priamo uskutočnenej schôdzi, nie o dátume podpísania protokolu.
Ak schôdzu organizuje stála štruktúra (komisia, pracovná skupina atď.), Potom všeobecné informácie uvádzajú celé meno stáleho predsedu a tajomníka schôdze.
Pri zostavovaní zoznamu prítomných osôb by sa mali uviesť názvy pozícií a pracovných miest pozvaných osôb. Tento informačný blok začína slovom „prítomný“. V prípade, že sa na schôdzi hlasuje, sú prítomní v zápisnici rozdelení do dvoch skupín - s volebným právom a bez práva zúčastniť sa na hlasovaní.
Program stretnutia
Program schôdze sa tvorí pred schôdzou. Existujú však napríklad výnimky - pre urgentné stretnutia. V tomto bloku sú uvedené problémy stretnutia bez uvedenia rečníkov a časového limitu pre správy. Aj keď je schôdza zvolaná s cieľom prediskutovať jednu otázku, nie je uvedená v názve dokumentu, ale je vypracovaná vo forme programu.
Podľa časového limitu prejavu môže byť predložený program schválený automaticky alebo o ňom môže predseda hlasovať. V takom prípade sa diskusia začína otázkou schválenia programu schôdze. Ak nie sú námietky, potom je takéto rozhodnutie v zápisnici formalizované takto: „O otázke schválenia programu rokovania sa hlasovalo.“Výsledky hlasovania v tejto podobe sú: „Hlasovalo: za - (počet hlasov), proti - nie, zdržal sa hlasovania - nie.“
Diskusia a rozhodovanie
Najväčší blok otázok je vyhradený na vyjadrenie priebehu diskusie. Každé číslo programu je zaradené do samostatného bloku, počnúc znením programu. Potom nasleduje priebeh správy, ktorá je vyhotovená v tejto podobe: „Počúvané: (celé meno rečníka)“. Skúsení prepisovatelia odporúčajú neprepisovať prejavy, ale ponechať všeobecný význam, ktorý možno vyjadriť niekoľkými vetami. Ak je dôležité zachovať význam väčšiny správy, môžete uviesť tézy prejavu alebo výňatky z prezentácie v prílohe protokolu a uviesť na ne odkaz v texte dokumentu.
To isté platí pre reflexiu priebehu diskusie. Ak sa niekoľko rečníkov zhoduje na rovnakom uhle pohľadu, potom môžu byť ich vystúpenia formalizované v tejto podobe: „Rečníci (celé mená rečníkov), ktorí podporili názor rečníka“.
Výsledkom každej otázky musí byť formulovanie riešenia. Mal by byť pripravený vopred v návrhoch rozhodnutí alebo formulovaný samotnými účastníkmi stretnutia počas diskusie. Rozhoduje sa formou konkrétnych formulácií, ktoré musia byť uvedené jednoznačne a presne. Účastníci stretnutia môžu brať do úvahy rozhodnutia o čisto informačných prejavoch.
Ak sa na schôdzi hlasuje, mala by byť v zápisnici po každom vydaní uvedené jej výsledky: „Rozhodnutie bolo prijaté jednomyseľne“, „Rozhodnutie bolo prijaté väčšinou hlasov“, „Rozhodnutie nebolo urobené.“Podobné poznámky je potrebné urobiť v prípadoch, keď sú problémy z diskusie odstránené, odložené na inú schôdzu alebo sa o nich neuvažuje kvôli neprítomnosti rečníka.
Na konci je zápisnica podpísaná predsedajúcim a tajomníkom a v prípade potreby osvedčená pečiatkou organizácie, ktorá zasadanie zvolala.
