Na konci schôdze by mal byť vypracovaný protokol, ktorý stanoví program schôdze, prijaté rozhodnutia, podmienky, za ktorých sa budú vykonávať, atď. Je dôležité ihneď po skončení schôdze vypracovať zápisnicu. a neodkladajte „až neskôr“. Je dobré, ak profesionálny tajomník dokáže viesť zápisnicu. Ak to tak nie je, môžu tak urobiť aj iné osoby, ktoré poznajú určité pravidlá na vedenie zápisníc zo schôdzí.
Inštrukcie
Krok 1
Osoba, ktorá vyhotovuje zápisnicu zo stretnutia, musí byť informovaná o všetkých rozhodnutiach z minulých stretnutí, aby pochopila logiku prijatých rozhodnutí. Ak robíte zápisnicu na schôdzi, urobte si kópie zápisnice z niekoľkých predchádzajúcich schôdzí. Na schôdzi okamžite zdokumentujte body programu.
Krok 2
Vedľa každého bodu programu napíšte všetky myšlienky, ktoré odzneli počas stretnutia. Môže sa to urobiť stručne, pretože zápisnica sa dokončí nie počas schôdze, ale až po nej. Pointa týchto poznámok je, že s nimi vám neunikne jediná vyjadrená dôležitá myšlienka. Zapíšte si aj mená tých, ktorí sa vyjadrujú, aby si pamätali, kto čo povedal a na akú tému. Píšte iba fakty z vyhlásení, nie osobné názory alebo domnienky.
Krok 3
Samotné vyhotovenie protokolu by malo prebehnúť ihneď po schôdzi, aby sa nezabudlo na dôležité body alebo sa nestratili záznamy. Zápisnica by mala obsahovať stručný popis rokovania v obchodnom štýle. Ak to chcete urobiť, použite nepriamu reč, napíšte všetko do minulého času: „II Ivanov poznamenal, že …“.
Krok 4
Obsah protokolu by mal pozostávať z:
1. „čiapky“označujúce účel a dátum stretnutia, niekedy tiež označujúce začiatočný čas stretnutia;
2. zoznamy prítomných a neprítomných;
3. súhrn prijatých rozhodnutí - s uvedením iniciátorov týchto rozhodnutí.
