Oficiálna recepcia je jedným z najpopulárnejších formátov obchodných stretnutí v reprezentatívnej praxi firiem. Dobre organizovaná recepcia hostí je skvelou príležitosťou na nadviazanie nových a rozšírenie starých obchodných vzťahov s partnermi, získanie dôležitých informácií pre spoločnosť, posilnenie jej reputácie, dodanie imidžu novými „farbami“.
Inštrukcie
Krok 1
Dôvody prijatia môžu byť veľmi odlišné: sviatky, výročia významných udalostí, návšteva čestného hosťa (alebo odcestovanie), príchod (alebo odchod) delegácie partnerskej spoločnosti, otvorenie výstavy, podpis „osudového“„zmluva alebo dohoda, informačná príležitosť vyžadujúca kontakty podpory so zástupcami tlače. Môže to byť iba bežná udalosť organizácie - bez akejkoľvek súvislosti s akoukoľvek udalosťou.
Krok 2
Plán prípravy na prijatie obsahuje:
• výber formy (typu) prijatia, • zostavenie zoznamu hostí, • distribúcia pozvánok, • plánovanie sedenia pri stoloch, prestieranie, zostavenie jedálneho lístka (v prípade organizácie „jedál“- raňajky, obed, večera). Najskôr je potrebné pripraviť obsahovú zložku: naplánovať tému výmeny názorov a šikovne „zostaviť“prejavy-komentáre aktivistov stretnutia, ktoré počas recepcie koordinuje moderátor (moderátori). Ich cieľom je dosiahnuť, aby bolo podujatie produktívne a zaujímavé pre všetkých pozvaných.
Krok 3
Techniky sa zvyčajne delia na:
• denné a večerné;
• so sedením (tj. So sedadlami pridelenými hosťom vopred) a bez sedenia;
• formálne (formálne) a neformálne (neformálne).
Krok 4
Popoludňajšie stretnutia sú krátke stretnutia v popoludňajších hodinách. Pre tieto recepcie boli názvy pevne dané: „pohár šampanského“, „pohár vína“, „raňajky“.
Prvé dva formáty sú najjednoduchšie. Sedenia pri stoloch nie sú plánované (nápoje, občerstvenie čašníci ponúkajú stojacim hosťom - spravidla od 12.00 do 13.00).
„Raňajky“trvajú od jeden a pol hodiny do dvoch (zvyčajne v intervale od 12.00 do 15.00). Dress code - neformálne (pokiaľ nie je v pozvánkach uvedené inak).
Krok 5
Večerné recepcie sú slávnostnejšie. Sú to „čaj“, „koktail“, „bufet“, „obed“, „obed-bufet“, „čaj“, „večera“.
„Čaj“- recepcia medzi 16.00 a 18.00 hod. Ide o tradične stretnutie žien, ktoré trvá 1 - 1,5 hodiny. Pri stole sa podávajú cukrovinky a pekárenské výrobky, ovocie, džúsy, voda, dezert a suché vína (občerstvenie je zriedkavé).
„Koktejl“a „bufet“(v stoji) - stretnutie medzi 17.00 a 20.00 hod. Trvá 2 hodiny. V ponuke je studené občerstvenie, pečivo, ovocie (niekedy teplé občerstvenie). Alkohol je vystavený na stoloch alebo čašníci podávajú v pohároch. Dress code - ako je uvedené v pozvánkach: neformálny oblek alebo smoking.
„Obed“je organizovaný od 20.00 do 21.00 hodiny, trvá 2-2,5 hodiny. Jeho jedlá: studené predjedlá, polievka, teplé (mäso a ryby), dezert, alkoholické nápoje (každé jedlo má svoje vlastné). Po večeri (trvajúcej hodinu) sú hostia pozvaní do obývacej izby, kde sa im podáva čaj alebo káva.
„Večera“je posledná recepcia. Začína sa o 21.00 alebo neskôr. Jeho ponuka je podobná ako u večere. Rovnako ako forma oblečenia - tmavý oblek, smoking alebo frak pre mužov a večerné šaty pre ženy.
„Obed formou bufetu“- menej formálna recepcia (zvyčajne sa koná po premietaní filmu alebo koncerte). Stoly s predjedlami sa podávajú ako bufetový stôl. Sedenie pri stoloch pre 4 až 6 osôb je zadarmo.
Krok 6
Pri organizovaní recepcie si všetko premyslite do najmenších detailov. Uistite sa, že veľkosť miestnosti zodpovedá počtu hostí. Pokiaľ ide o menu, malo by sa brať do úvahy chute, národné a náboženské tradície hostí (podľa potreby sa postarať o prípravu chudých aj vegetariánskych jedál).
