Organizácia práce v kancelárii závisí od produktivity jej zamestnancov, ktorí v nej strávia každý deň najmenej 8 hodín. Organizácia kancelárie predstavuje celý rad otázok od výberu potrebného nábytku po informačnú bezpečnosť, ktoré je potrebné vyriešiť, aby sa zabezpečila normálna práca všetkých jej zamestnancov a spoločnosti, ktorá ich vlastní.
Inštrukcie
Krok 1
Moderné kancelárie sú organizované podľa princípu „otvoreného priestoru“, keď sú všetci zamestnanci umiestnení v jednom priestrannom a svetlom pracovnom priestore rozdelenom na funkčné oblasti. Odporúčame vám pozvať špecialistu, ktorý vám pomôže zariadiť kancelárske priestory, určiť, kde a ako sa budú funkčné zóny nachádzať, ich typy. Bude tiež schopný organizovať a najlepšie umiestniť pracoviská vedúceho a zamestnancov kancelárie v súlade so sanitárnymi a hygienickými normami. Spolu s ním si môžete vybrať potrebný nábytok a zariadiť ho nielen pre pracoviská, ale aj pre rekreačnú oblasť, miesto pre stretnutia s klientmi a partnermi.
Krok 2
Zamyslite sa nad problémami s vykonávaním opravárenských a údržbárskych prác v kancelárii. Budú potrebné pre počítače a kancelárske vybavenie. Vyberte si servisné organizácie, s ktorými budete na tomto probléme spolupracovať, alebo zorganizujte vlastné rozdelenie spoločnosti, ktorého úlohou bude vyriešiť tento problém vlastnými silami. Ak potrebujete nakúpiť spotrebný materiál a kancelárske potreby vo veľkom množstve, rozhodnite sa o dodávateľoch a zľavách, ktoré vám poskytnú.
Krok 3
Zvážte spôsoby, ako poskytnúť manažérom a zamestnancom vozidlá, systém plánovania cesty a možnosť optimalizácie využitia firemného vozového parku. Porozprávajte sa s vedením o údržbe a poistení vozidiel vlastnených alebo prenajatých spoločnosťou.
Krok 4
Vyriešte problém s ochranou kancelárie a organizáciou bezpečnostného systému. Dôležitá je aj otázka bezpečnostných opatrení vrátane požiarnej bezpečnosti a metód evakuácie osôb v prípade núdze.
Krok 5
So zodpovednými špecialistami a vedením spoločnosti riešte otázky informačnej bezpečnosti, riadenia interných informačných tokov, kontroly prístupu a zaistenia ochrany úradných a obchodných tajomstiev.
Krok 6
Zamyslite sa nad otázkami kancelárskej práce - bude ich riešiť samostatná osoba alebo oddelenie, alebo sa tieto zodpovednosti pridelia navyše zamestnancom iných oddelení. V prípade potreby vytvorte systém internej a externej kuriérskej komunikácie a organizujte prácu kuriérov.
Krok 7
Organizujte firemné stravovanie - vlastnú jedáleň alebo kaviareň, využitie stravovacích zariadení tretích strán, stravovanie.
