Prítomnosť pečate na dokumente naznačuje jeho dôležitosť, autenticitu a úradný stav. V priebehu činností podnikov sa však z času na čas vyskytnú otázky, kam a aký druh pečate treba umiestniť.
V prvom rade pravidlá pripevnenia pečate závisia od jej typu a príslušenstva. Na dokumenty štátnych inštitúcií sa tak dáva úradná pečať s vyobrazením dvojhlavého orla. Obchodné organizácie a jednotliví podnikatelia osvedčujú dokumenty štandardnou okrúhlou pečiatkou, ktorá obsahuje meno (priezvisko, meno a priezvisko), registračné údaje a podľa potreby logo spoločnosti. Dokumenty, uzatváranie zmlúv, vykonávanie platobných príkazov a šekov, úradné dokumenty listy, splnomocnenia atď., môžete urobiť ďalšie: pre otázky, finančné dokumenty, HR oddelenie. Ich účel by mal byť zároveň vyznačený na otlačku Hlavná pečať osvedčuje podpisy prvých osôb - riaditeľov a ich zástupcov a ďalších - zamestnancov príslušných služieb (účtovníctvo, personálne oddelenie atď.). Odtlačok musí byť pripevnený tak, aby čiastočne vystihoval názov pozície osoby, ktorá dokument podpísala, a zreteľne viditeľné podrobnosti podpisu a pečate. Štátny systém podpory dokumentácie pre riadenie (GSDOU), schválený uznesením ZSSR Glavarchive 23. mája 1988, poskytuje zoznam dokumentov, na ktoré je umiestnená hlavná alebo úradná pečať. Neexistuje novšie vydanie, ale vyzerá to takto: - akty, - plnomocenstvo, - zmluvy, - zmluvy; - závery, preskúmania; - žiadosti (o akreditív; o odmietnutí prijatia, žiadosti atď.); - cestovné certifikáty; - vzorky odtlačkov pečiatok a podpisov; - listy; - platobné príkazy, žiadosti, šeky na prevod meny atď.; - predpisy o organizácii; - registre; - odhady nákladov; - dohody; - osvedčenia (archívne, limitné, o platbe poistných súm, atď.); - špecifikácie; - zoznamy titulov; - certifikáty; - charterové organizácie; - personálne tabuľky. S cieľom vylúčiť možné nedorozumenia pri používaní pečatí je vhodné, aby si podniky stanovili zoznam samotných dokumentov, ako aj zoznam osôb a vzory podpisov, ktoré si vyžadujú certifikačnú pečiatku. Okrem toho existujú jednotné formy dokumentov s požadovaným údajom „M. P.“- miesto tlače. V takýchto prípadoch zvyčajne nie sú žiadne otázky, kam umiestniť pečať, ale musí sa dodržiavať všeobecné pravidlo: tlač musí byť jasná a čitateľná.
