Ak je nazhromaždených príliš veľa dokumentov a sú na jednej hromade, môže byť ťažké zistiť, čo k čomu odkazuje. Nájsť ten správny dokument je ešte zložitejšie. Ak chcete vyriešiť tento problém, musíte si usporiadať dokumenty. Popísaná metóda je vhodná nielen na organizovanie dokumentov na papieri, je celkom použiteľná aj na dokumenty v elektronickej podobe, samozrejme s malými predpokladmi.
Inštrukcie
Krok 1
Organizácia dokumentov je jednoduchá, aj keď ich je príliš veľa. Prejdite si všetky dostupné dokumenty a vytvorte zoznam kategórií, podľa ktorých ich zoradíte. Zistite, či v tomto zozname budú podkategórie. Napríklad vo všeobecnej kategórii zákaziek možno rozlíšiť zákazky na dodanie tovaru alebo na poskytnutie služieb. Medzi objednávkami zvýraznite všeobecné objednávky týkajúce sa činností spoločnosti a personálne objednávky.
Krok 2
Po dokončení zoznamu kategórií určte, ako a kam budete dokumenty umiestňovať. Dohodnite sa s vedením na nákladoch na nákup kancelárskych potrieb (priečinky, šanóny, farebné nálepky), pretože triedenie a distribúcia dokumentov je príjemnejšia, ak nemusíte manipulovať so starými rozpadajúcimi sa priečinkami.
Krok 3
Zoraďte dostupné dokumenty podľa zoznamu, ktorý ste zostavili. Umiestnite ich do samostatných stohov. Ak je to potrebné, napíšte na ne ceruzkou alebo nalepte nálepku (aby ste sa počas procesu triedenia nezamieňali).
Krok 4
Posúďte, či sa dokumenty jednej kategórie (podkategórie) zmestia do priečinka a uložte ich. Je lepšie usporiadať dokumenty podľa dátumu ich prípravy. Pri každodennej práci sa spravidla dokumenty ukladajú tak, ako sú vytvorené, pričom najnovšie dokumenty sú hore. Pri prenose prípadov do archívu sa poradie zmení (v hornej časti je najskorší dokument, v dolnej časti - najneskôr do dátumu vytvorenia).
Krok 5
Ak zakladáte dokumenty z rôznych rokov do toho istého priečinka, jeden rok od druhého vizuálne oddeľte farebnou nálepkou alebo väčším hárkom. Takéto záložky výrazne uľahčujú hľadanie požadovaného dokumentu v budúcnosti.
Krok 6
Vytvorte prílohu pre ďalší dokument.
Krok 7
Ak je to potrebné, zostavte register všetkých priečinkov s dokumentmi, s uvedením obsahu každého priečinka, dátumu jeho vytvorenia a ukončenia údržby, umiestnenia úložiska atď. Usporiadajte priečinky tak, aby bolo pohodlné ich používať a aby ste sa k nim nemuseli „predierať“cez tonu odpadového papiera.
