Je napísaný list zákazníkovi, ak nie je možné splniť povinnosti, ktoré voči nemu má vaša organizácia, ak neprevodil peniaze za dodaný tovar a ak je potrebné ho o novom sortimente informovať.
Inštrukcie
Krok 1
Na úvod listu sa opýtajte niekoho, kto zastupuje organizáciu zákazníka. V tejto časti listu sú vhodné také vyjadrenia zdvorilosti ako „Vážený Ivan Andrejevič“, „Pán Remizov“. Pokiaľ klientská spoločnosť nemá konkrétnu osobu, s ktorou boli nadviazané vzťahy, kontaktujte „Vážení“.
Krok 2
Predstavte sa názvom svojej organizácie. Používajte štandardné frázy, napríklad „MontazhSpetsStroy LLC by vám rád vyjadril našu úctu a prial vám prosperitu vašej organizácie.“Umožní vám to zorientovať sa pri čítaní hlavného textu, nebude sa hádať, kto je adresátom listu.
Krok 3
Sformulujte dôvod listu. Od toho závisí forma písania a obsah správy. Najbežnejším dôvodom písania listov zákazníkom je nezaplatenie za dodaný tovar alebo poskytnuté služby. V takom prípade si prečítajte príslušné ustanovenie zmluvy a uveďte, že zákazník je zodpovedný za zaplatenie faktúry v konkrétnom časovom rámci. Pokiaľ toto nie je váš prvý list na túto tému, odvolajte sa na zodpovednosť zákazníka za nesplnenie povinností predpísaných v ustanovení X dohody o dodávke. Upozorňujeme, že v prípade nezaplatenia účtov sa budete musieť obrátiť na súd.
Krok 4
Ospravedlňte sa zákazníkovi, ak dôvodom na napísanie listu bola nemožnosť dodať mu tovar v podmienkach stanovených v zmluve. Nesnažte sa vysvetľovať dôvody, prečo vám chýba dodacia lehota, zákazníka to nezaujíma, je lepšie ho informovať o tom, dokedy bude vaša organizácia schopná plniť si svoje povinnosti zo zmluvy. Na konci listu použite frázy „Ďakujeme za pochopenie“, „Dúfame v ďalšiu spoluprácu.“
Krok 5
Ak váš partner nevie o zmenenom sortimente, informujte zákazníka o novej produktovej rade, ktorú ponúka vaša spoločnosť. V takomto liste je žiaduce uviesť, aké zľavy dostane zákazník pri vypracovávaní nových zmlúv na dodávku ako stály zákazník.
Krok 6
Prihláste sa na konci listu. Zanechajte svoje kontaktné informácie, aby zákazník vedel, ako kontaktovať vašu organizáciu. Zaželajte všetko dobré pre organizáciu a osobu, ktorá ju zastupuje.
