Obchodná komunikácia medzi partnerskými podnikmi sa často začína obchodným listom od jedného z nich adresovaným druhej strane. Takéto odvolanie, aj keď je odoslané e-mailom, môže závisieť od budúcnosti spolupráce. Preto je dôležité napísať správny list riaditeľovi, aby naň upozornil a chcel odpovedať.
Inštrukcie
Krok 1
Zavolajte do firmy, ktorú kontaktujete. Predstavte sa tajomníkovi a požiadajte o objasnenie priezviska, mena a priezviska manažéra, ako aj správneho názvu jeho pozície. Ak nemáte presné údaje, zároveň si zistite celé meno spoločnosti, adresu alebo e-mailovú schránku.
Krok 2
Napíšte bežný list v súlade s normou GOST R 6.30-2003 a použite na to hlavičkový papier vašej spoločnosti a štandardné biele listy. Prvýkrát je samozrejme lepšie kontaktovať riaditeľa spoločnosti obyčajným listom, a nie e-mailom, kde existuje možnosť, že vaša správa skončí v priečinku „Spam“a nedostane sa adresát.
Krok 3
Nezabudnite začať text listu s adresou „Vážený pán (alebo pani)“a uviesť celé meno a priezvisko riaditeľa. Nie sú povolené žiadne skratky v obehu - napíšte názov pozície a všetky prednosti hlavy, ak existujú, v plnom znení.
Krok 4
Do predmetu svojho e-mailu alebo do vyhradeného poľa na hlavičkovom papieri firmy napíšte predmet svojej správy. Mal by odrážať podstatu vašej správy a mal by byť dostatočne chytľavý a atraktívny pre osobu, ktorá si list prezerá. Pre príjemcu veľkého množstva korešpondencie a režiséra je práve taká osoba, titul alebo predmet správy výrazne zjednodušuje spracovanie a triedenie. Pod nadpisom vášho listu si môžu neskôr spomenúť a rýchlo ho nájsť.
Krok 5
Začnite hlavnú časť listu úvodom komplimentu. To ukáže, že váš výber adresáta nie je vôbec náhodný a vy jasne viete, komu píšete a čo podnik robí. Pochváľte túto spoločnosť ako solídneho a spoľahlivého partnera, vyjadrte nádej, že budete mať dlhodobé vzťahy, užitočné a prospešné pre obe spoločnosti.
Krok 6
Stručne uveďte podstatu listu, odvolajte sa konkrétnymi číslami a odkazmi. Pamätajte, že čím menší je objem, tým je pravdepodobnejšie, že sa list dočíta až do konca. Vyvarujte sa zbytočných slov, bežných fráz, zbytočných prídavných mien a parazitických slov. Nepoužívajte kategorické výrazy ani slová alebo slovné spojenia, ktoré by mohli byť vnímané ako direktívne.
