Pre začínajúceho úradníka môže byť návrh prichádzajúcej korešpondencie skúškou sily. Len čo sa však proces rozdelí na jednoduché a zrozumiteľné kroky, stane sa nenápadnou súčasťou pracovného dňa.
Inštrukcie
Krok 1
Všetky dokumenty prijaté organizáciou musia byť zaregistrované v ten istý deň bez ohľadu na to, ako sa k nim dostali (e-mailom, kuriérom, faxom atď.). E-maily musia byť vytlačené, telefónne správy musia byť zaznamenané.
Krok 2
Stĺpec 1 v denníku označuje dátum prijatia každého dokumentu. Stĺpec 2 - jeho registračné číslo. Číslo je pridelené v poradí prijatia, pričom každý kalendárny rok sa začína jedným. Potom sa kontroluje každý doručený dokument: či bol doručený správne, či je balík neporušený. Ak nie je označený „osobne“, otvorí sa obálka alebo vak a skontroluje sa obsah. Ak existuje inventár, skontrolujú ho. Ak niektoré z uvedených dokumentov chýbajú, musíte vypracovať vhodný akt a zaznamenať do denníka došlej korešpondencie v časti „Poznámky“poznámku. Počet listov s prílohami je uvedený v stĺpci č. 3.
Krok 3
Typ korešpondencie sa uvádza v stĺpci č. 4. Môže to byť žiadosť, správa o vyrovnaní, list, osvedčenie, telegram, oznámenie atď. Nasledujúce dva stĺpce označujú odosielateľa a odchádzajúce číslo listu.
Krok 4
V stĺpci č. 7 musí byť uvedený súhrn zásielky. Napríklad „O poskytnutí osvedčenia o dlhu AA Ivanova. banka "alebo" Žiadosť o prepočet platov VV Sidorova ".
Krok 5
Potom sa korešpondencia rozdá adresátom a po prijatí uznesenia sa zapíše do stĺpca č. 8, v ktorom sú v ďalších dvoch exekútoroch uvedené a termín vyhotovenia dokumentu. Poznámky naznačujú, že dokument bol vykonaný a kde je uložený.
