Ľudia, ktorí používajú obchodné listy, sa niekedy pýtajú, či je možné nejakým spôsobom ovplyvniť rozhodnutie adresáta. Niektorí ľudia si myslia, že je to nemožné; iní odpovedajú na otázku kladne. Kto má pravdu? Obchodná korešpondencia je veľmi citlivá práca. Po vyplnení listu musíte adresátovi prejaviť úctu, byť správni a nenápadní! Človeka môžete ovplyvniť prostredníctvom papiera, musíte však dodržiavať určité pravidlá.
Nadviazanie psychologického kontaktu
Psychologický kontakt v obchodnej korešpondencii je veľmi dôležitý, pretože pri jeho absencii je spolupráca takmer nemožná. Nezabudnite adresáta osloviť slovom „Vážený“. Nikdy neskracujte slová v hlavičke. To znamená, že ak osobu dobre nepoznáte, môžete podať žiadosť nasledovne „Vážený pán Petrov“, a nie „Uv. Pán Petrov “.
Ak ste sa už predtým s osobou stretli a hovorili o niektorých témach, ktoré sa týkajú vašej práce, určite túto skutočnosť využite v úvode. Ak adresáta nepoznáte, informujte sa na jeho spoločnosť.
Príklad úvodu.
1. Milý Petr Petrovič! Na obchodnom stretnutí, ktoré sa konalo v reštaurácii Angara 12. októbra tohto roku, sme diskutovali na tému investícií do malého podnikania.
2. Vážený pán Petrov! Dozvedeli sme sa, že vaša spoločnosť je lídrom v oblasti Irkutska v oblasti výroby pásových píl. Naša spoločnosť sa zaoberá výrobou píl. Radi by sme s vami v budúcnosti spolupracovali.
Ak sa dozviete, že vedúci organizácie je veľmi znepokojený svojou reputáciou a hľadá partnerov, môžete ho požiadať o radu. Takýto človek ochotne súhlasí s pomocou, pretože môžete ovplyvniť reputáciu spoločnosti. Spolupráca s takouto organizáciou je veľmi pohodlná, pretože manažér sa bude snažiť splniť všetky podmienky zmluvy, aby nezískal negatívne hodnotenie.
Zistenie argumentov a skutočností
Aby ste presvedčili klienta, že máte pravdu, musíte nájsť argumenty. Sú stredné, silné a najsilnejšie. Psychológovia odporúčajú pri písaní listu dodržiavať nasledujúcu postupnosť: silný - stredný - najsilnejší.
Medzi silné argumenty patria nasledujúce argumenty:
- Prezentácia bude obsahovať najnovší vývoj v oblasti zariadení na výrobu pásových píl.
- Cena ponúkaného vybavenia bude o 30% nižšia ako trhová cena.
Priemerné fakty zahŕňajú:
- Účastníci prezentácie budú mať možnosť vidieť nové vybavenie v akcii, ako aj získať rady o prevádzke zariadení.
- Záruka na ponúkané vybavenie sa zvýši o 2 roky.
Medzi silné argumenty patria nasledujúce argumenty:
- Na konci prezentácie bude prebiehať promo akcia, ktorej účastníci si budú môcť pri kúpe vybavenia zaobstarať druhú úplne zadarmo.
Nájdenie problému adresáta
Predtým, ako niečo navrhnete, pokúste sa nájsť dôvod, ktorý by mohol čitateľa prinútiť k využívaniu vašich služieb alebo zakúpeniu produktu od vás. Napríklad ponúkate nákladnú dopravu. Pozorne si preštudujte prácu adresáta, zistite jeho nespokojnosť. Ak to chcete urobiť, môžete poslať „špióna“. Môžete tiež zistiť, ktorú spoločnosť používa. Potom nájdite negatívne stránky organizácie, ktorá vykonáva nákladnú dopravu. Pokúste sa identifikovať problém, ktorý môže vzniknúť pri práci s treťou stranou.
Ak ponúkate vybavenie, ktoré je lepšie ako zariadenie, ktoré používa adresát, nezabudnite o tom napísať v liste s odkazom na skutočnosť, že s vašimi zariadeniami dramaticky stúpne objem výroby.
Formulácia myšlienok
Pokúste sa správne formulovať svoje myšlienky. Psychológovia napríklad odporúčajú nepoužívať v obchodnej korešpondencii častice „nie“a „ani“.
Príklad.
Nesprávna fráza: 12. októbra by vás nezaškodilo navštíviť našu výstavu.
Správna fráza: 12. októbra vás budeme radi vidieť na našej výstave.
Návrh listu
Postoj adresáta k vašej spoločnosti závisí od koncepcie odchádzajúcej korešpondencie. Obchodná korešpondencia zahŕňa použitie firemného hlavičkového papiera. Nemali by ste experimentovať s písmom a veľkosťou, je lepšie zvoliť si štandardy, to znamená písmo Times New Roman a veľkosť 12. Aj keď sú to maličkosti, z psychologického hľadiska má na človeka veľký vplyv!
