Práca každého podniku je nemožná bez zamestnancov. Niektorí zamestnávatelia spravidla používajú na účely zjednodušenia účtovníctva o pohybe personálu v rámci svojej obchodnej činnosti takzvané osobné spisy. Pojem „osobný spis“vo všeobecnosti znamená akýsi archív obsahujúci všetky osobné údaje o pracujúcom zamestnancovi. Používanie takéhoto účtovného systému nie je pre právnické osoby potrebné, pre štátne inštitúcie sú však osobné spisy povinnou položkou.
Inštrukcie
Krok 1
Spravidla pri uchádzaní sa o zamestnanie zamestnanec napíše žiadosť o prijatie do zamestnania. Vy, súhlasíte s tým, že ho prijmete na pozíciu, vystavíte objednávku (objednávku) na prijatie. Ďalej si urobte kópie všetkých dokladov, napríklad z pasu, sobášneho listu atď.
Krok 2
V tomto okamihu vytvorte osobný spis. Upozorňujeme, že pre každého zamestnanca musia byť vytvorené samostatné priečinky. Vytvorte kópie všetkých objednávok, napríklad objednávky. Budete tiež potrebovať kópie zošita, dokladu o vzdelaní, to znamená všetky kópie dokumentov, ktoré máte pre zamestnanca k dispozícii.
Krok 3
Po vytvorení všetkých kópií ich uložte. Upozorňujeme, že tento prípad sa bude s prácou zväčšovať. To znamená, že ak sa voči tomuto zamestnancovi vydajú príkazy, napríklad príkaz na povýšenie, príkaz na vymenovanie zodpovednej osoby, príkaz na poskytnutie dovolenky atď., Budete si musieť urobiť ich kópie a uložiť ich na váš osobný súbor v chronologickom poradí … To platí pre všetky dokumenty HR vo vzťahu k zamestnancovi.
Krok 4
Vykonajte internú inventúru, aby ste sa mohli ľahko oboznámiť s obsahom prípadu. Vyplňuje sa tiež v chronologickom poradí. Všetky dokumenty v inventári musia mať sériové číslo, dátum zostavenia, názov, počet listov a prípadne nejaký druh poznámky.
Krok 5
Osobné spisy zamestnancov by mala viesť zodpovedná osoba menovaná na základe príkazu vedúceho. Opravy sú povolené iba rukou tejto zodpovednej osoby a informácie je možné prezerať iba v prítomnosti tejto osoby.
Krok 6
Pri prepustení zamestnanca zatvorte jeho osobný spis, to znamená zhrňte, očíslujte hárky, napíšte celkový počet strán, všetko zošite a odošlite do archívu organizácie, pričom vyplňte dodací list.
