Správne ukladanie dokumentov je dôležitým prvkom kancelárskej práce. Pred odoslaním dokumentov do archívu je potrebné ich prebliknúť. Aby ste to dosiahli, mali by ste poznať základné pravidlá archivácie prípadov.
Je to nevyhnutné
- - šidlo;
- - ihla;
- - drsná niť;
- - lepidlo.
Inštrukcie
Krok 1
Očíslovajte všetky listy pomocou čiernej olovenej ceruzky. Číslo je umiestnené v pravom hornom rohu. Umiestnite dokumenty v chronologickom poradí, počnúc najstarším. Ak existujú obálky s pripojenými dokumentmi, musíte obálku očíslovať a potom každý dokument v nej.
Krok 2
Odstráňte všetky kancelárske sponky a iné kovové časti. Ak váš dokument nemá okraj na zapísanie, prilepte k nemu kúsok papiera. Pripravte všetky papiere na šitie založením štyroch vpichov a ich vložením do kartónového krytu.
Krok 3
Zväzky dokumentov musia byť upnuté svorkou, prepichnuté šidlom alebo vyvŕtané špeciálnym zariadením na zošívanie dokumentov. Bez odstránenia svoriek prišite papiere dlhou ihlou pomocou hrubého vlákna, špagátu alebo pásky.
Krok 4
Pre správne šitie je potrebné vpichnúť ihlu zo zadnej strany do otvoru, ktorý je druhý v rade, prejsť ihlou pozdĺž zadnej strany a opäť sa vrátiť do druhého otvoru. Potom musí byť ihla vyvedená na prednú stranu a druhý otvor musí byť zošitý, ale už zhora. Niť je vytiahnutá zozadu a jej dva konce sú zafixované tak, aby bolo možné konce nití utesniť papierom (pauzovací papier).
Krok 5
Pečať organizácie je umiestnená na papieri prilepenom na vláknach a podpisujú ju aj úradníci (riaditeľ, hlavný účtovník). Na kartónovom obale je nalepený inventár dokumentov, ktoré sa ukladajú do zväzku. Mal by obsahovať názov organizácie a jej štruktúrnej jednotky, uviesť dátum, dobu uchovávania dokumentov a archívny kód, ak je vo vašej organizácii prijatý.
