Zamestnávateľ sa môže s rozvrhnutím dovolenky svojich zamestnancov oboznámiť niekoľkými spôsobmi. Najčastejšie personálne služby vydajú špeciálny zoznam známych osôb alebo vyplnia posledný stĺpec v samotnom dokumente.
Jednou z povinností každého zamestnávateľa je včasné oboznámenie zamestnancov s miestnymi zákonmi, ktoré sa vydávajú v spoločnosti a ktoré priamo súvisia s ich činnosťou. Nesplnenie tejto povinnosti môže viesť k administratívnej zodpovednosti a spôsobiť ďalšie problémy vo vzťahoch so zamestnancami. Preto manažéri a personálne služby podnikov oboznamujú pracovníkov s týmito dokumentmi proti podpisu, čo je zakotvené aj v pracovnoprávnych predpisoch. Jedným z miestnych úkonov určeného typu je plán dovoleniek zamestnancov, pre ktorý je možné použiť dve metódy: vypracovanie samostatného hárku známych alebo zozbieranie podpisov zamestnancov priamo na samotnom rozvrhu.
Vypracovanie hárku oboznámenia sa zamestnancov
Vytvorenie samostatného dokumentu s názvom hárok zoznámenia je univerzálny spôsob oznamovania informácií o harmonograme dovoleniek zamestnancom. Tento typ oznámenia používa väčšina organizácií a hlavnou úlohou hárku oboznámenia je získať písomné potvrdenie zamestnancov, že si dokument prečítali. Preto môže byť tento dokument vypracovaný v akejkoľvek podobe, musí však obsahovať podrobnosti o časovom rozvrhu dovoleniek na príslušný kalendárny rok, ako aj mená zamestnancov, a zbierať ich osobné podpisy. Priezvisko a podpis sa zvyčajne umiestňujú vo forme tabuľky, čo zjednodušuje organizáciu postupu oboznámenia sa s miestnymi aktmi.
Zbieranie podpisov zamestnancov na rozvrhu dovoleniek
Niektoré personálne oddelenia uprednostňujú zhromažďovanie podpisov zamestnancov o oboznámení sa s harmonogramom dovoleniek priamo na tomto dokumente. Forma rozvrhu dovoleniek je zjednotená, avšak na účely informovania zamestnanca sa často používa posledný nevyzdvihnutý stĺpec tohto dokumentu, ktorý sa nazýva „Poznámka“. Pretože všetky údaje o každom zamestnancovi v harmonograme, ako aj dátumy začiatku a konca jeho dovolenky v nasledujúcom kalendárnom roku v tomto miestnom úkone sú už rozdelené do samostatných riadkov, osobný podpis v poslednom stĺpci príslušného riadok automaticky potvrdzuje skutočnosť, že zamestnanec je s dokumentom oboznámený. Tento spôsob oznamovania informácií nie je nikde zakázaný, ale používa sa pomerne zriedka.
