V podniku sa každý deň vydáva veľké množstvo objednávok. Často je potrebné oboznámiť s nimi zúčastnených pracovníkov. Napríklad personálne objednávky sa vypracúvajú na štandardizovaných formulároch, ktoré majú riadok „Zoznámené“. Ignorovanie tejto požiadavky môže viesť k nežiaducim následkom až k súdnemu konaniu a zrušeniu vydaného príkazu.
Inštrukcie
Krok 1
Rozhodnite, kto je zodpovedný za oboznámenie sa s podnikom. Najčastejšie ide o zamestnanca oddelenia personálneho riadenia a sekretára alebo referenta. Prvý oboznamuje pracovníkov s objednávkami na personál. Sú to objednávky na prijatie, preloženie, preloženie, dovolenku, povýšenie a vyzdvihnutie atď. Toto je potrebné urobiť do 3 pracovných dní. Pod podpisom vedúceho sa vyhotovuje záznam o oboznámení: vloží sa osobný podpis zamestnanca, dátum oboznámenia.
Krok 2
Sekretárka oboznamuje zamestnancov s objednávkami na hlavné činnosti podniku. Napríklad je potrebné oboznámiť zapojených pracovníkov s príkazmi na vytvorenie rôznych komisií, na vykonávanie inšpekcií, na zavedenie nových ustanovení atď. Ak sa oboznámenie týka veľkého počtu osôb, je dovolené vypracujte to na osobitný list - prílohu k objednávke. Musí byť na ňom vyznačené, že ide o „Zoznam oboznámenia sa s objednávkou zo dňa 17.06.2009 č. 196“. Ostatné náležitosti sú rovnaké - podpis oboznámeného zamestnanca a dátum oboznámenia sa.
Krok 3
Existujú situácie, kedy je ťažké splniť túto požiadavku. Napríklad, ak zamestnanci pracujú a žijú v značnej vzdialenosti od správy podniku alebo ak sa zamestnanec odmietne oboznámiť s objednávkou, nemožno ju nájsť na oboznámenie atď. Ako sa teda dostať zo situácie, ak štruktúrna jednotka sa nachádza v inej oblasti? V takom prípade sú potrebné vzdialené spôsoby prenosu informácií. Môže to byť e-mail, fax alebo expedícia na oddelení. V takom prípade padá priama zodpovednosť za oboznámenie sa s príkazmi na plecia hláv vzdialených štruktúrnych divízií.
Krok 4
V tom istom prípade, ak sa zamestnanec odmietne oboznámiť, je vyhotovený akt odmietnutia podpisu v objednávke. V takom prípade musia byť splnené dva predpoklady: zamestnanec musí definitívne a za prítomnosti viacerých ľudí prejaviť svoje odmietnutie; akt podpisujú najmenej traja svedkovia. V objednávke sa vykoná zodpovedajúci záznam.
Krok 5
Najťažší prípad nastáva, keď zamestnanec nechodí do práce, nereaguje na telefonáty a je neprítomný v mieste bydliska. Zamestnávateľ by mal využiť každú príležitosť na vyhľadanie zamestnanca a okamžite mu poslať notifikačný list.
