Podnik akejkoľvek formy vlastníctva má vlastný pracovný tok v podobe súboru rôznych druhov dokumentov, systematizovaných podľa určitého princípu. Memorandum si vyžaduje pri vypracovaní osobitnú pozornosť.
Čo je to poznámka
Pracovný papier vo forme poznámky má informatívny a odporúčací charakter. Poskytuje sa bezprostrednému nadriadenému alebo vedúcemu organizácie. Poznámku je možné vypracovať na základe pokynov vedenia a z iniciatívy zamestnanca.
Dokument pozostáva z konkrétnych skutočností týkajúcich sa konkrétnej problematiky. Vo väčšine prípadov je poznámkou subjektívny názor zamestnanca, ktorý je stanovený písomne. Niekedy je vo svetle udalostí prebiehajúcich v podniku mimoriadne dôležité, aby manažér poznal názory podriadených, aby mohol upraviť svoje ďalšie konanie. Od zamestnancov sa vyžaduje, aby sami zostavili podrobnú odpoveď doplnenú o svoje vlastné nápady a odporúčania.
Pokiaľ ide o predmet správ, môže to byť odlišné: od jednorazového poskytovania informácií po pravidelné správy. Na rozdiel od vysvetľujúcich a servisných poznámok možno poznámku použiť v rámci podniku alebo hrať úlohu reportovacieho dokumentu pre vyššiu autoritu.
Dôvod vypracovania dokumentu
Poznámka je vyhotovená v dôsledku procesu mimo kontroly, ktorý môže poškodiť podnik. Vtedy môže zamestnanec podobne upozorniť nadriadených na všetky informácie. Môže to byť napríklad viacnásobná absencia zodpovednej osoby alebo nerešpektovanie plnenia plánovaných cieľov, čo samozrejme môže negatívne ovplyvniť výkonnosť celého podniku. Všeobecne sa má tento dokument stať signálom na zmenu vnútornej politiky, ktorú vedenie v súčasnosti implementuje.
Ako správne zostaviť poznámku
Dokument sa obvykle skladá z niekoľkých častí. Najskôr je potrebné jasne formulovať dôvod, ktorý bol dôvodom na napísanie poznámky. Načrtáva konkrétnu situáciu a uvádza fakty. Potom sa celkom prehľadne odporúča vyjadriť svoj vlastný názor na to, čo sa deje. Zároveň je potrebné analyzovať situáciu zo všetkých strán a ponúknuť vlastné riešenie problému.
Všetky informácie by mali byť poskytnuté dostatočne stručne a pri dodržaní predmetu udalosti. Skreslenie reality a vyjadrenie domnienok, ktoré nie sú podložené dôkazovou základňou, je neprijateľné.
Dokument je umiestnený na hárku formátu A4 s povinným uvedením v ľavom hornom rohu názvu jednotky. Vpravo hore by ste mali umiestniť informácie o adresátovi poznámky. O niečo nižšie, červeným riadkom, je veľkým písmom napísaný názov dokumentu a jeho číslo, ako aj miesto kompilácie.
Potom sú informácie uvedené v dosť bezplatnej forme, ktorá je podporená podpisom zamestnanca, ktorý dokument pripravil.
Pred odoslaním poznámky sa odporúča starostlivo skontrolovať realitu všetkých vyššie uvedených okolností.
