Ak chcete napísať poznámku šéfovi, musíte najskôr nájsť presvedčivý dôvod pre poznámku, ktorej pravdivosť je možné v prípade potreby ľahko preukázať pomocou dokumentov, svedectiev tretích strán, záznamov na zvukových alebo obrazových nosičoch. Ďalej by ste mali objasniť, komu bude správa určená, zvoliť konkrétneho úradníka oprávneného riešiť konfliktné situácie a monitorovať porušenia v tíme. Zároveň je vhodné zabezpečiť, aby tento úradník zo žiadnych osobných dôvodov nesympatizoval so šéfom, pre ktorého sa správa pripravuje. V takom prípade by sa mal zvoliť iný úradník, inak bude účinok správy opačný oproti očakávaniu. Dôležitou nuansou predloženia poznámky je rozhodnutie o jej anonymite alebo otvorenom autorstve. Posledným krokom je odovzdanie poznámky adresátovi a zabezpečenie jeho prečítania.
Nevyhnutné
Správa v papierovej alebo digitálnej podobe, úradná, s dokladmi o poplatkoch uvedených v správe
Inštrukcie
Krok 1
Anonymné oznámenie vedúcemu bez uvedenia dôkazov o jeho vine je vyššími úradníkmi často ponechané bez dozoru, preto pre správne podanie oznámenia je potrebné nielen mať presné informácie o priestupku, ku ktorému došlo, ale aj pripraviť dôkazy. Ako dôkaz použite akékoľvek dokumenty, v papierovej aj elektronickej podobe, fotografie, videozáznamy a zvukové záznamy. Nepoužívajte svedectvo kolegov ako hlavný dôkaz, pretože pod tlakom šéfa môžu ľudia odmietnuť svedčiť proti nemu.
Krok 2
Analyzujte personálnu tabuľku a zistite, pre ktorého z vyšších manažérov bude správa o tomto šéfovi najzaujímavejšia. Vo veľkých organizáciách to nemusí byť manažment, ale napríklad rada akcionárov alebo kontrolná organizácia. V niektorých prípadoch je na zabezpečenie úspechu poznámky lepšie zvoliť niekoľko adresátov: vedúceho oddelenia, bezpečnostnú službu podniku, personálne oddelenie a radu akcionárov.
Krok 3
Skontrolujte, či má šéf a adresát správy blízke, priateľské alebo dôverné vzťahy, inak hrozí nebezpečenstvo straty nie šéfa, ale zamestnania.
Krok 4
Zvážte a analyzujte, či je užitočné podať správu anonymne alebo otvorene. Anonymita poskytuje jednu dosť kontroverznú výhodu: chráni pred možnou pomstou šéfa. Nezabudnite však, že nie je také ťažké nájsť autora poznámky. V prípade anonymity nemusí byť poznámka jednoducho k adresátovi. Napríklad sekretárka ho jednoducho vyhodí alebo ho z pošty vymaže ako spam.
Krok 5
Ak je poznámka podaná otvorene, dá to záruku, že sa určite dostane k adresátovi. Pri predkladaní papierovej poznámky požiadajte úradníka alebo jeho tajomníka, aby podpísali kópiu prijatého dokumentu. Pri odosielaní poznámky vo forme e-mailu nezabudnite zdôrazniť dôležitosť listu, vyžiadajte si potvrdenie o prečítaní a do predmetu listu napíšte, že správa obsahuje informácie, ktoré sú veľmi dôležité pre fungovanie podnik.
