Jednotka interakcie s médiami nie je vždy spočiatku zahrnutá do organizačnej štruktúry organizácie. Pripravenosť pracovať v mediálnom priestore prichádza s rozvojom organizácie. V takom prípade musí najatý tlačový tajomník od začiatku organizovať tlačovú službu a zabezpečiť jej systematickú prácu.
Ak organizácia nikdy predtým nepracovala v oblasti médií, musí novo prijatý kurátor tlačovej služby absolvovať dôkladné školenie v týchto oblastiach:
- výber kľúčových rečníkov;
- nadviazanie spolupráce so štruktúrnymi jednotkami s cieľom poskytnúť informácie vhodné na uverejnenie v médiách;
- technické vybavenie tlačovej služby a prvý mediálny plán
Od vedenia po médiá
Plné vykonanie každého z určených bodov môže trvať dosť času. Ak však hovoríme o prioritách, hlavnou vecou by malo byť hľadanie kľúčových rečníkov organizácie. Na prilákanie médií a na to, aby videli nielen inzerenta v organizácii, ale aj informátora, bude potrebné spolupracovať s vedúcimi predstaviteľmi organizácie. Medzi nimi - generálny riaditeľ, kancelária poslancov, vedúci odborov a oddelenia v oblastiach. Títo ľudia by mali jasne pochopiť potrebu komunikácie s médiami, pochopiť dôležitosť každého komentára a systematickej práce v tejto oblasti všeobecne.
Rečník, aj keď sa o mediálnu aktivitu zaujíma najviac, sa pri komunikácii s novinármi cíti trápne a trápne. Odstránenie týchto bariér je úlohou kurátora tlačovej služby. To sa dá dosiahnuť demonštráciou dokumentácie pre tlač s príkladmi najlepších verejných vystúpení už známych mediálnych osobností.
Interní informátori
Okrem vedenia by mali byť všetci vedúci oddelení a oddelení informovaní o mediálnych cieľoch a zámeroch spoločnosti. Je lepšie to urobiť počas nasledujúceho stretnutia, počas ktorého by si vedenie malo stanoviť úlohu poskytovať úplné informácie tlačovej službe. Všetci členovia tímu by mali pochopiť, že táto zodpovednosť nie je rozmarom tlačového tajomníka, ale novou strategickou úlohou riadenia.
Na nadviazanie produktívnej interakcie s oddeleniami je potrebné, bez čakania na poskytnutie informácií, pokúsiť sa ponoriť do ich práce zvnútra. V tomto pomôžu štvrťročné správy o oddeleniach, komunikácia s vedením a priamo exekútormi. Byť priateľom s každým a byť otvorený novým informáciám je jedným z kľúčov k efektívnej práci tlačovej služby.
V procese práce s určitými segmentmi spoločnosti môže byť ťažké priebežne poskytovať informácie. Často je to spôsobené zamestnaním špecialistov oddelenia v priamej práci. Je neproduktívne zakrývať nevôľu, že kolegovia považujú informačné úlohy spoločnosti pod hlavné zodpovednosti. Preto stojí za to nastoliť otázku tvorby vnútorných predpisov pre predkladanie informácií s určitou frekvenciou. A aby tým neutrpeli vnútropodnikové vzťahy, tlačový tajomník by sa mal obrátiť priamo na vedenie rezortu so žiadosťou o poskytnutie priameho prístupu k informáciám na ich spracovanie, aby nedošlo k preťaženiu zamestnancov rezortu prácou. Výkonní riaditelia tieto iniciatívy zvyčajne vítajú.
Prvý krok k publicite
Po ukončení vnútornej prípravy začína etapa dosiahnutia úrovne verejnosti. Bude to vyžadovať štúdium masmédií, ktoré sa môžu potenciálne stať mediálnymi platformami na zverejňovanie informácií o spoločnosti. V závislosti od strategických cieľov by sa tlačový tajomník nemal obmedzovať na špecializované publikácie. Medzi potenciálnych informačných partnerov možno bezpečne zaradiť spravodajské agentúry miestnej, regionálnej a federálnej úrovne, televíziu, rozhlas atď.
Nepodceňujte platformy, ktoré síce nemajú štatút média, ale v efektivite často prekonávajú svojich informačných kolegov. Ide o blogerov, skupiny a komunity na sociálnych sieťach, informačných stránkach atď.
Nebude nadbytočné myslieť na činnosť spoločnosti na sociálnych sieťach bez sprostredkovateľov. Nikto sa s touto úlohou nedokáže vyrovnať lepšie ako tlačové stredisko, ktoré pozná prácu spoločnosti zvonka i zvnútra.
Súčasne s prípravnými prácami bude musieť tlačový tajomník vypracovať zoznam potrebných technických prostriedkov na uskutočnenie týchto prác. Okrem štandardnej sady kancelárskych potrieb je to kamera, hlasový záznamník, pevné disky na ukladanie materiálov.
Prvý mediálny plán - publikačná stratégia spoločnosti na najbližšie obdobie - by mal byť zostavený s očakávaním, že médiá budú mať na pozore pred informáciami z predtým neznámeho zdroja. To môže spočiatku vysvetľovať veľké množstvo publikácií na komerčnom základe. Konečné podrobnosti musia byť dohodnuté s vrcholovým vedením.
