Obchodná korešpondencia má vlastnosti, ktoré ju odlišujú od súkromných správ. Oficiálny štýl komunikácie, oslovovanie menom a priezviskom, dodržiavanie pravidiel pravopisu a interpunkcie sú základom správneho obchodného listu.
Inštrukcie
Krok 1
Je lepšie začínať listom slovami „Vážení (vážení) …“. Ak potrebujete kontaktovať osobu, ktorá má vyššie postavenie, nezabudnite to urobiť menom a priezviskom. V živote ľahko komunikujete, v obchodnej korešpondencii musíte udržiavať oficiálny tón. Ak sa zrazu listy dostanú generálnemu riaditeľovi, bude nepríjemne prekvapený, keď uvidí pozdrav typu „Hej, kámo.“
Krok 2
Pri oslovovaní jednej osoby napíšte veľkým písmenom: vy, vy, vaši, vy atď. Viaceré odkazy sú vždy malé.
Krok 3
Tón listu by mal byť vážny a diskrétny. Nechoďte hlboko do podrobného opisu pracovných postupov, píšte k veci. Neuberajte mu drahocenný čas prerozprávaním podrobností, ktoré nepotrebuje.
Krok 4
Pri písaní používajte štandardné písma a čiernu farbu. Text dúhovej farby sa nečíta ľahko. Ak chcete zvýrazniť nejakú frázu, napíšte pred ňu „Upozorňujem vás, že …“.
Krok 5
Nepoužívajte emotikony. Sú relevantné iba v priateľskej korešpondencii. Pre ňu je lepšie nechať vtipný tón a slangové výrazy („mydlo“- e-mail, „programátor“- programátor atď.)
Krok 6
Začnite svoj list uvedením podstaty problému. Až potom položte všetky svoje otázky.
Krok 7
Skúste sa zmestiť na list 1/3 A4 dvanástym písmom. Objemné písmená sa ťažko čítajú. Často sa nečítajú do konca alebo sa vynechávajú celé odstavce. Ak potrebujete napísať veľa, rozdeľte informácie do niekoľkých správ.
Krok 8
Najlepšie na konci obchodného listu „S pozdravom, meno a priezvisko.“Ak komunikujete e-mailom, nezabudnite napísať podpis, ktorý bude sprevádzať všetky listy. Tam by mal byť:
- priezvisko, meno, ak je to potrebné - priezvisko;
- poloha;
- Meno spoločnosti;
- adresa;
- telefón;
- ďalšie informácie - slogan, prianie atď., ak sú poskytnuté v podnikovom štýle.
Krok 9
Skontrolujte interpunkciu a pravopis. Ak si nie ste istí čiarkami, skonštruujte vetu inak alebo ju rozdeľte na dve časti. Je lepšie nahradiť podozrivé slovo synonymom.
