Pri prijímaní správ od obchodného partnera sa mnohí snažia odpovedať na prijatú žiadosť čo najrýchlejšie, aby partnera nenechali čakať. A je to správne - v tomto prípade často záleží na čase, ktorý je ťažké preceňovať. Ale bez toho, aby sme sa príliš zamýšľali nad formou odpovede, málokto si myslí, že keď to urobí, môže to dať ranu reputácii spoločnosti.
Inštrukcie
Krok 1
Na začiatok si pozorne preštudujte otázky uvedené v liste protistrany. Pre každú položku si pripravte krátku odpoveď, ak ich je viac. Teraz pokračujte v návrhu odpovede na žiadosť. Vezmite si hlavičkový papier spoločnosti a vytlačené logo a podrobnosti o spoločnosti. Ak tento neexistuje, zadajte hlavičku písmena a ručne do nej označte potrebné informácie. Umiestnenie podrobností do listu je pre vášho obchodného partnera veľmi cenné. Ich ponúknutím v každej správe ho zachránite pred nutnosťou hľadať ich vždy v hromade papierov alebo počítačových súborov, ako aj pred nutnosťou osobitnej žiadosti o podrobnosti, ak chce vypracovať novú zmluvu. alebo zaplatiť faktúru.
Krok 2
V pravom hornom rohu napíšte podrobnosti o adresátovi listu. Tu uveďte názov organizácie, pozíciu autora žiadosti a jeho celé meno. Naopak, v ľavom rohu vyberte riadky pre odchádzajúce číslo, ktoré bude dokumentu priradené pri registrácii, a dátum. V takom prípade nie je napísaný názov dokumentu. Okamžite začnite adresou podľa mena a priezviska za slovom „Vážený“. V obsahovej časti listu budú prvé slová znieť „Na základe vášho listu vás budeme informovať“(žiadosť, požiadavka atď.). Ďalej si po bodoch zapíšte všetky pripravené odpovede, pričom postupujte podľa postupného číslovania, ktoré bolo v pôvodnom liste.
Krok 3
V záverečnej časti vyjadrte svoju požiadavku, prianie alebo požiadavky, nezabudnite dodržiavať úctivý tón, štýl obchodného písania a buďte gramotní. Na záver listu používajte slová „S pozdravom“a uveďte svoje meno a pozíciu. Ďalej sem napíšte svoje telefónne číslo pre komunikáciu a e-mail, ak chcete dostať odpoveď alebo komentáre k tomu, čo bolo v liste uvedené.
