Bez ohľadu na to, či došlo k prvému telefonickému kontaktu s potenciálnym obchodným partnerom, či už došlo k ústnej dohode, v praxi obchodného obratu je zvykom podporiť začiatok vzťahu oficiálnym listom s ponukou spolupráce.
Inštrukcie
Krok 1
V prvej časti listu, ktorá nemá viac ako jeden odsek, napíšte, aký druh spoločnosti zastupujete, a pozdravte vedenie potenciálneho partnera v jeho mene. Je vhodné používať frázy ako „Naša spoločnosť si želá, aby sa vám darilo v podnikaní“, „v mene tejto a tejto spoločnosti vám vyjadrujeme úctu“. Nezabudnite uviesť názov svojej organizácie. Pamätajte, že vo forme spamu prichádza do ktorejkoľvek spoločnosti s návrhom na uzavretie dohody viac ako tucet listov, takže adresát by mal okamžite pochopiť, o ktorého návrhu sa diskutuje.
Krok 2
V ďalšej časti listu pripomeňte potenciálnemu partnerovi, že medzi vašimi spoločnosťami už existovali predbežné dohody o konkrétnej zmluve alebo službe. Môžete použiť také frázy ako „V pokračovaní našich rokovaní …“, „Zvážili sme vaše želania týkajúce sa …“. Dajte adresátovi jasne najavo, že táto ponuka spolupráce nie je stereotypná a základná ako pre všetkých klientov, ale je vyvinutá špeciálne pre túto spoločnosť a zohľadňuje všetky vlastnosti tohto konkrétneho podnikania.
Krok 3
V najväčšej časti ponuky uveďte, ktoré služby alebo tovar ponúkate, aké sú ich náklady, čas dodania. Informácie uvedené v tabuľkách sú ľahšie pochopiteľné. Ponúknite klientovi niekoľko možností s rôznymi nákladmi, množstvom a objemom poskytovaných služieb, aby si mohol zvoliť najvhodnejšiu kombináciu. Zvýraznite výhody, ktoré klient získa uzatvorením dohody s vašou organizáciou. Tu môžete uviesť zľavy, špeciálne ponuky pre stálych partnerov, možnosť uzatvárania zmlúv o poskytovaní doplnkových služieb alebo dodávku iného tovaru za mimoriadne výhodných podmienok.
Krok 4
Poslednú časť venujte želaniam a rozlúčkovým slovám. Používajte štandardné frázy, napríklad „Dúfame vo vzájomne výhodnú spoluprácu …“, „Všetko najlepšie …“. Určite sa prihláste a zanechajte svoje súradnice, aby v prípade kladného rozhodnutia klient nehľadal telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, na ktorej vás možno kontaktovať.
