Za obrovskú a samostatnú oblasť archívnej práce sa považujú tie otázky, ktoré sa týkajú prípravy dokumentov na ich doručenie do archívu organizácie. Preto si zaslúžia vážnu pozornosť, pretože v tejto fáze práce s dokumentmi dochádza často k rôznym metodickým a praktickým chybám, ktoré v budúcnosti môžu mať negatívne dôsledky na prácu archívu.
Inštrukcie
Krok 1
Všetky práce spojené s prenosom dokumentov do archívu vrátane personálnych papierov sa zvyčajne členia na tieto etapy: - v prvom rade je potrebné uskutočniť tvorbu dokumentov v súčasnej produkcii a po jej ukončení;
- po vytvorení prípadov musia byť vypracované v súlade so všetkými ustanovenými pravidlami;
- potom vykonať kontrolu hodnoty a pripraviť sa na archiváciu;
- vykonať inventarizáciu všetkých dokumentov prenesených do archívu organizácie;
- v poslednej fáze preniesť úradné dokumenty do archívu organizácie.
Krok 2
Najskôr by ste mali v určitých komplexoch, to znamená v prípadoch, vykonať správne zostavenie dokumentov týkajúcich sa personálu. V osobitných priečinkoch by sa také úradné práce mali formovať ako príkazy na rôzne aspekty činnosti zamestnancov spoločnosti, na zamestnancov, ktorí majú na svoje ukladanie vyhradené rôzne časové rámce. Túto fázu je potrebné uskutočniť, pretože časť objednávok týkajúcich sa personálu sa venuje výlučne platným problémom ovplyvňujúcim miesto výkonu práce, ako aj bonusom pre zamestnancov a prechodom na pracovnú pozíciu. Tento typ papiera musí byť uložený v archíve podniku najmenej sedemdesiatpäť rokov. Zároveň väčšina objednávok, ktoré sa týkajú zloženia osoby, odráža prevádzkové problémy zamestnancov spoločnosti: objednávky na služobné cesty, služobné cesty, dovolenky atď. Takéto dokumenty by sa mali uchovávať päť rokov. Pre pohodlie práce pri hľadaní a uľahčenie práce v rôznych prípadoch by mali byť pripravené práce s päťročným a sedemdesiatpäťročným obdobím.
Krok 3
Je potrebné správne zostaviť osobné účty zamestnancov podniku a všetkých zamestnancov, ktoré sa týkajú mzdových údajov striktne v abecednom poradí. Všetky príspevky v osobných priečinkoch by mali byť usporiadané iba v chronologickom poradí podľa dátumu ich prijatia. Je tiež potrebné, aby všetky dokumenty nachádzajúce sa v priečinku vytvorili archívny inventár, ktorý obsahuje také podrobnosti ako: - názov príspevku;
- sériové číslo papiera zahrnutého do inventára;
- počet listov v dokumente;
- dátum a číslo dokladu (ak je to potrebné);
- súhrnný záznam o počte listov papiera zahrnutých v osobnom spise;
- Poznámka.
