Registrácia dokumentov na odoslanie do archívu sa vykonáva po konci roka. Dokumenty sú tak pripravené na uloženie v súvislosti so stanovenými pravidlami. V závislosti od času uloženia a hodnoty dokumentov sa prípady dokončujú úplne alebo podľa zjednodušeného systému.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte zoznam prípadov pre dokumenty dočasného uloženia (vrátane až 10 rokov vrátane). Skontrolujte správnosť formovania puzdra (či existujú dokumenty s trvalou dobou uloženia). Prípady nechajte v priečinkoch, mali by byť usporiadané podľa nomenklatúry prípadov a nie je potrebné ich číslovať. Prípady sa odovzdávajú do archívu podľa nomenklatúry prípadov.
Krok 2
V prípade dlhodobého skladovania (nad 10 rokov) sa vykonáva toto:
1. Viazanie puzdra (lemované v tvrdom priečinku alebo obal silnou niťou v štyroch otvoroch alebo viazané).
2. Číslovanie listov (uskutočňované čiernou grafitovou ceruzkou v pravom hornom rohu bez toho, aby ste sa dotkli textu dokumentu).
3. Vypracovanie certifikačného nápisu (uveďte, koľko listov je lemovaných, či nie sú poškodené, znak a dátum).
4. Vypracovanie interného súpisu dokumentov (pre prípady obzvlášť cenných dokumentov, osobné, súdne a vyšetrovacie prípady atď.). Na konci inventúry uveďte počet dokladov v prípade a počet listov inventára.
5. Registrácia všetkých podrobností o obale prípadu (názov inštitúcie, štruktúrna jednotka, administratívny register prípadu, názov prípadu, doba použiteľnosti prípadu.
Krok 3
Vykonajte inventarizáciu dokumentov o trvalom alebo dlhodobom uložení. Mal by obsahovať individuálne číslo prípadu a v záhlaví prípadu uviesť jeho obsah a zloženie. V zozname musí byť tiež uvedené obdobie skladovania prípadu. Uveďte počet prípadov a počet prvého a posledného prípadu, znak a dátum. Pre personálne prípady sa vyhotovuje samostatný súpis.
Krok 4
Pripravené súbory odošlite do archívu. Úradník v archíve vo vašej prítomnosti skontroluje počet prípadov podľa nomenklatúry alebo inventára, urobí potvrdzovací nápis, označí počty chýbajúcich prípadov, stanoví dátum prijatia a odovzdania prípadov. Inventár sa potvrdzuje podpismi osôb, ktoré vykonali odovzdanie a prijatie prípadov.
