Dokumenty vstupujúce do organizácie podliehajú účtovníctvu. Kancelária je zvyčajne úlohou registrácie prichádzajúcich listov, ale v malých tímoch je táto zodpovednosť často pridelená tajomníkovi. Spôsob spracovania korešpondencie je spravidla podrobne popísaný v interných pokynoch pre prácu v kancelárii. Ak nie je k dispozícii, musíte pri spracovávaní nových dokumentov dodržiavať určité poradie krokov.
Nevyhnutné
- - denník registrácie prichádzajúcej korešpondencie;
- - pečiatka „Prichádzajúci list“.
Inštrukcie
Krok 1
Prijmite a zoraďte prichádzajúcu korešpondenciu. Je potrebné otvoriť všetky písmená, okrem tých, ktoré majú špeciálnu značku, napríklad „Osobne vedúcemu“alebo „Dôverné“atď. Neponáhľajte sa s odhodením obálky, najskôr skontrolujte, či je spiatočná adresa uvedená v texte. Registrácia nevyžaduje účtovné doklady (faktúry, faktúry), gratulácie, reklamné materiály.
Krok 2
Zadajte informácie o prijatých listoch do denníka prichádzajúcej korešpondencie. Môže to byť elektronické alebo tradičné (papierové). Pri vypĺňaní elektronických formulárov postupujte podľa odporúčaní vývojárov programu. Počítačové systémy uľahčujú administratívnu prácu a pomáhajú rýchlo nájsť potrebné informácie. Dôležité je v nich však zjednotenie, dôsledné dodržiavanie pravidiel pre zadávanie informácií, inak by sa dokument mohol stratiť v databáze.
Krok 3
Kúpte si tradičný denník v tlačiarni alebo si ho usporiadajte sami v zošite A4. Hlavnou požiadavkou je jednoduché vyhľadávanie, prehľadnosť a presnosť vyplňovania. Je vhodné viesť denník vo forme tabuľky s nasledujúcimi stĺpcami: 1. Dátum registrácie. Zvážte prichádzajúce listy v deň prijatia a večer ich predložte manažérovi na zváženie, pokiaľ organizácia neprijala iný postup; Evidenčné číslo. Tento atribút dokumentu pozostáva z čísla spisu „Prichádzajúce dokumenty“(podľa schválenej nomenklatúry záležitostí organizácie) a sériového čísla (od začiatku kalendárneho roka) prijatého listu. Napríklad „č. 01-12-273“, kde 01-12 je číslo nomenklatúry prípadu, 273 je jedinečné číslo písmena. Všetka prijatá korešpondencia je zaregistrovaná raz, bez ohľadu na počet kópií prijatých neskôr, vrátane elektronických; 3. Autor listu (organizácia, jednotlivec), napríklad „Vstrecha LLC“alebo „Regionálna správa, zástupca vedúceho V. S. Sidorov“atď. 4. Predmet dokumentu. Tento stĺpec môžete vyplniť informáciami z hlavičky listu alebo po prečítaní stručne formulovať hlavnú myšlienku. Píšte tak, aby ste si neskôr ľahko zapamätali, o aký dokument ide, a vysvetlite ho svojim kolegom. Napríklad „O uzavretí zmluvy o dopravných službách“alebo „O poskytovaní informácií o dani z príjmu pred 12. 12. 2011“atď., 5. Exekútor. Vyplňte políčko po obdržaní víz manažéra. Zadajte meno osoby, ktorá pripraví odpoveď. Dátum splatnosti si všimnite tu. Zvýraznite alebo podčiarknite dátum odpovede na naliehavý list. Poznámky. Tu si môžete robiť poznámky o splnení objednávky manažéra alebo označiť prítomnosť dôležitých príloh k listu alebo označiť počet kópií, ktoré majú zamestnanci v práci.
Krok 4
Vyplňte tabuľku, ako uznáte za vhodné. Napríklad v obave o bezpečnosť dokumentov vyberte pri prijatí listu políčko pre podpis dodávateľa. Nepreťažujte však denník ani seba príliš podrobnými záznamami. Dokument obsahuje všetky potrebné informácie, registračné formuláre iba pomáhajú vysledovať fázu práce na ňom.
Krok 5
Na všetky písmená vložte špeciálnu pečiatku, ktorá označuje typ korešpondencie - „Prichádzajúce“. Potlač by mala byť v pravom dolnom rohu prvej strany dokumentu. Uistite sa, že tlač neprekrýva text. Ručné zadajte sériové číslo a dátum prijatia do riadku tlače.
